קרגל, אחת מיצרניות האריזות המובילות בישראל, התמודדה עם הזמנות מלקוחות שהגיעו באמצעות דואר אלקטרוני, לרוב כקובצי PDF לא מובנים. כל הזמנה הייתה צריכה להיות מוקלדת ידנית לתוך מערכת הפריוריטי שלהם, גוזלת זמן, מועדת לשגיאות ולגרור מתמיד בפעולות.
הם חיפשו דרך טובה יותר, ומהר.
מהדגמה לניסיון תוך שבוע
לאחר שיחה אחת, הקמנו הדגמה מותאמת לצרכים של קרגל. בתוך ימים, הם החלו לבדוק את דוקונברט בהזמנות חיות, תוך אוטומציה של קליטה מהאימייל לדוקונברט, ומשם לפריוריטי, אחרי התאמה של הדאטה בהזמנה.
בלי התערבות של צוותי IT. בלי המתנה, רק תוצאות
מה קורה מאחורי האוטומציה לקליטת הזמנות לקוח
זה מה שקורה בכל פעם שמגיעה הזמנה חדשה של לקוח:
קליטת נתונים מתיבת דואר אלקטרוני ייעודית
סיווג מסמכים, זיהוי של הלקוח, סוג הזמנה ועוד
חילוץ מזהה לקוח מהקובץ כדי לאמת את כל הנתונים והלוגיקה הנדרשת
תִרגוּם של מזהי לקוחות חיצוניים לתוך הפריוריטי של קרגל
התאמת אתרים, זיהוי אתר המסירה הנכון, גם כאשר מספר לקוחות חולקים את אותו זיהוי
אימות סופי וסנכרון למערכת הפריורטי
התהליך מטפל במורכבות בעולם האמיתי: ריבוי קונים, פורמטים לא עקביים והיגיון עסקי משתנה, והכל ללא עבודה ידנית.
הצמיחה
במהלך שלושה חודשים בלבד, השימוש עלה בהתמדה ככל שנוספו למערכת הזמנות נוספות של לקוחות:
> מ 50 מסמכים מעובדים במרץ אֶל מעל 400 עד מאי
> למעלה מ־300 תהליכי עיבוד מוצלחים
> שיעור ההצלחה בייבוא מסמכים עולה פי 3 בזמן הזה
כל קו בגרף מייצגת שלב בזרימה, מייבוא ועד עיבוד ועד מסירת מסמכים מוצלחת.
הרחבת מקרה השימוש
לאחר מספר שבועות בלבד, הצוות של קרגל ראה את הערך ובטח באוטומציה.
הוספנו ללקוח סביבת עבודה שנייה, הפעם כדי לייעל קבלת סחורה ותעודות משלוח, מחלקה חדשה. זרימה אחרת. אין עיכוב בהגדרה.
כעת, דוקונברט פועל במספר סביבות עבודה בארגון קרל, כל אחד עם ההיגיון, הגבולות והמסמכים שלו, וחוסך זמן לא רק בעיבוד ההזמנות אלא בכל שרשרת האספקה.
התוצאה
↳ טיפול מהיר יותר בהזמנות ובקבלת סחורות
↳ פחות מאמץ ידני בין המחלקות
↳ פעולה צפויה ויעילה יותר
מה שהתחיל בניסוי אחד הפך לפלטפורמת אוטומציה מהימנה, המתרחבת בין צוותים ללא חיכוך.
