קליטת חשבוניות ספקים היא משימה יומיומית שרוב העסקים מבצעים באופן ידני. קבלת החשבונית, פתיחתה, זיהוי הפרטים, הצלבה מול הזמנה או קבלה, והקלדה לתוך מערכת ניהול מידע כמו פריוריטי. פעולה פשוטה למראית עין אך כשמדובר בעשרות או מאות חשבוניות בחודש, היא הופכת לגורם מעכב, יקר ולא פעם שגוי.
הקושי המרכזי לא נובע מהמורכבות של החשבונית, אלא מהשחיקה והחזרתיות של התהליך. כל חשבונית נראית אחרת, כל ספק שולח בפורמט משלו, ויש לא מעט חריגים כמו חוסר התאמה בכמויות, מחיר שונה או אי התאמה בפרטי הספק.
הזנת חשבונית אוטומטית – לא רק חיסכון בזמן
קליטת חשבוניות אוטומטית מאפשרת לעסקים להתמודד עם הבעיה הזו בשורשה. מדובר בתהליך שבו המערכת קוראת את החשבונית, גם אם היא סרוקה או מצולמת, מזהה את הפרטים החשובים כמו ספק, מספר חשבונית, שורות פריטים, מחירים, תנאי תשלום ועוד, מאמתת אותם מול מסמכים קיימים במערכת ומזינה את המידע בצורה מדויקת לתוך פריוריטי.
אם הכול תקין, החשבונית מוזנת אוטומטית ונכנסת למחזור העבודה. אם יש בעיה, החריגה מוצגת לעובד הרלוונטי לבדיקה מהירה. אין צורך לעבור על כל שורה ידנית.
איך זה עובד עם דוקונברט?
המערכת של דוקונברט בנויה במיוחד לעסקים שמשתמשים בפריוריטי ונתקלת בבעיות האלו בכל יום. היא יודעת להתחבר לתיבת המייל שמקבלת את החשבוניות, לקרוא קבצים מצורפים כמו PDF או Excel, לפעמים אפילו תמונות, להפעיל מנגנון OCR חכם, לחלץ את הנתונים ולשייך אותם אוטומטית להזמנה קיימת, קבלה או תהליך רכש רלוונטי בפריוריטי.
המערכת מזהה גם מצבים מורכבים כמו חשבונית הכוללת פריטים ממספר הזמנות רכש, או חשבונית חלקית שמכסה רק חלק מהכמות שנקלטה בפועל. היא יודעת לחבר בין המסמכים, לבדוק התאמות ולשלוח התראה רק אם באמת יש חריגה.
בנוסף, המערכת מבצעת התאמות בין החשבונית לבין הקבלה בפועל של הסחורה. היא בודקת אם הפריטים שסופקו תואמים את הכמות שהוזמנה, ואם יש שוני – בין אם בחוסרים או בעודפים – היא מסמנת את השורה החריגה לבדיקה. ניתן גם להגדיר לוגיקות עסקיות מותאמות כמו חריגה באחוז מסוים או חריגה לפי סכום, ולבחור אם החשבונית תיעצר לאישור או תמשיך כרגיל. כל זה קורה בצורה שקטה ואוטומטית ברקע, בלי להפריע לזרימת העבודה.
מה יוצא מזה לעסק?
חיסכון של עשרות שעות עבודה בחודש פחות טעויות אנוש מה שמוביל לפחות תלונות מספקים ופחות בעיות מול הנהלת חשבונות זרימת מידע מהירה – החשבוניות נכנסות ישר למערכת, והתשלום יכול לצאת בזמן שיפור של תהליך העבודה בין מחלקת הרכש, הנהלת החשבונות והספקים התמודדות עם חריגות בצורה מדויקת ואפקטיבית, בלי לפגוע בשוטף
האם זה מתאים רק לעסקים גדולים?
ממש לא. דווקא עסקים קטנים ובינוניים מרוויחים מהמהלך הזה כי אין להם צוות גדול שיכול לשבת כל היום ולעבור על חשבוניות. קליטת חשבוניות ספקים אוטומטית בפריוריטי הופכת את העבודה היומיומית ליעילה, נקייה ונטולת כאב ראש.
לסיכום
אם אתה עדיין מעתיק פרטים מהחשבונית לתוך המחשב הגיע הזמן לשדרג. הזנת חשבונית אוטומטית עם דוקונברט חוסכת זמן, כסף ובעיקר עצבים. תן למערכת לעשות את העבודה בשבילך ואתה תתמקד במה שחשוב באמת.
רוצה לראות איך זה עובד? דבר איתנו ונראה לך חשבונית נכנסת ואיך תוך שניות היא כבר בפריוריטי.
