זמין עכשיו למשתמשי פריוריטי
על הנייר רכש הוא תהליך פשוט. ספק שולח מסמך, המערכת מבצעת התאמה, והתהליך ממשיך.
אבל כל מי שעובד ברכש או באופרציה יודע שהמציאות רחוקה מזה.
כל ספק עובד אחרת, ושם בדיוק התהליך נתקע.
במיוחד כשמדובר בחשבוניות ספק ובצורך ההולך וגדל ב עיבוד חשבוניות ספק בצורה אוטומטית ואמינה.
קליטת חשבוניות ספקים: איפה תהליך הרכש באמת נשבר
אצל יצרנים, מפיצים וחברות מסחר אנחנו רואים שוב ושוב את אותם הדפוסים.
ספק אחד מתחיל כל תהליך מקליטת הסחורה.
ספק אחר מתחיל מהחשבונית ומשתמש במספר החשבונית כמספר תעודת המשלוח.
ספק שלישי מתעלם לחלוטין מהזמנת הרכש.
יש ספקים ששולחים קבצים מסודרים. אחרים שולחים PDF שנראה כאילו עבר דרך פקס ישן.
ולכמעט כל ספק יש חריגות, הסכמות פנימיות ודרכי עבודה לא סטנדרטיות.
השוני הזה מאט את הכל.
הצוותים מבצעים בדיקות ידניות, מתקנים חוסר התאמות, עוצרים קליטות, ומעבירים שאלות בין רכש, לוגיסטיקה וכספים.
בסוף אנשים “מתקנים” את התהליך במקום שהמערכת תנהל אותו.
זו בדיוק הנקודה שבה אוטומציה של חשבוניות ספק נהיית בלתי אפשרית בלי יכולת אמיתית לנהל חריגות.
למה מערכות קליטת חשבוניות מסורתיות לא מצליחות להתמודד עם המציאות
מערכות יישום עובדות לפי תהליך אחד.
מחלקות רכש חיות בתוך עשרות וריאציות שונות.
כשמנסים להכניס את כל הספקים לאותה תבנית נוקשה, זה פשוט לא עובד.
הצוותים עוקפים את המערכת, יוצרים גרסאות שונות של אותו תהליך, או מבקשים מ IT התאמות נקודתיות שנשברות עם הזמן.
וכשמדובר ב אוטומציה של חשבוניות ספק, שינוי קטן בהתנהגות ספק אחד יכול לשבור את כל הזרימה.
הדרך החדשה לייצר אוטומציה בפריוריטי וקליטת חשבוניות אוטומטית
יצרתם תהליך שמתאים לדרך שבה העסק שלכם עובד.
עכשיו המערכת סוף סוף יכולה להבין אותו.
עם הפיצ׳ר החדש ניתן:
↵ להגדיר כללים לפי ספק
↵ לקבוע התנהגויות שונות לפי סוג המסמך כמו חשבונית, הזמנה, קליטת סחורה, תעודת משלוח או COC
↵ לאפשר או לחסום תרחישים לפי תנאי אמת
↵ לנהל חריגות באופן אוטומטי
↵ לעשות את כל זה בלי IT ובלי קוד
דוגמאות מהשטח:
↵ אם ספק מסוים שולח תמיד כמויות מדויקות, אפשר לאשר גם בלי הזמנת רכש
↵ אם אצלכם התהליך מתחיל מהחשבונית, היא זו שתוביל את ההתאמה
↵ אם מספר תעודת המשלוח זהה למספר החשבונית, המערכת תתאים אוטומטית
↵ אם ספק שולח ציוד שדורש גם הזמנת שירות, המערכת תפתח את שניהם יחד
זה הופך את התאמת חשבונית להזמנה להרבה יותר יציבה ומדויקת.
אתם מגדירים את ההיגיון.
המערכת מסתנכרנת לדרך שבה אתם עובדים.
מה זה אומר למשתמשי פריוריטי שמחפשים אוטומציה בהנהלת חשבונות
הפיצ׳ר החדש זמין כעת בתוך DOConvert למשתמשי פריוריטי.
משתמשי פריוריטי יכולים:
↵ לצמצם חריגות ידניות
↵ למנוע עצירות בקליטת סחורה
↵ להבטיח שמסמכים לא ילכו לאיבוד
↵ לשמור על תהליך עקבי גם עם ספקים מורכבים
↵ להשיג אוטומציה מלאה של מסמכי רכש מול כל הספקים
כך תהליך הרכש כולו הופך להיות מסודר, צפוי וקל יותר לניהול.
לסיכום: קליטת חשבוניות אוטומטית מתחילה מהבנה של ההתנהגות, לא רק של המסמך
רכש לא הפך למורכב בגלל המסמכים.
הוא הפך למורכב בגלל ההתנהגויות סביבם.
עכשיו אפשר סוף סוף ללמד את המערכת את ההתנהגות הזו.
