בייצור פלסטיק הכל תלוי ברצף עבודה חלק.
אם אין אספקה בזמן, קווי הייצור נעצרים.
ומה שתוקע הרבה פעמים את השרשרת זה בכלל לא המפעל או המכונות, אלא משהו קטן ומעייף מאחורי הקלעים, טיפול ידני בחשבוניות ספקים.
ברוב החברות, חשבוניות ספקים עדיין מתקבלות במייל. לפעמים הן מגיעות כקובצי PDF סרוקים, לפעמים בפורמטים שונים ומשונים. אין פורמט אחיד ואין דרך קבועה. כל חשבונית נראית קצת אחרת. מה שקורה בפועל זה שמישהו פותח את הקובץ, מחפש את מספר ההזמנה, בודק את הכמויות והמחירים, ומקליד הכל ידנית לפריוריטי או לכל מערכת אחרת. זה תהליך איטי שמצריך המון תשומת לב, ובמציאות המהירה של היום, הוא פשוט לא מחזיק מעמד.
כל טעות קטנה יכולה לגרום לבעיות רציניות. מחיר לא נכון, כמות לא מדויקת, מק״ט שגוי, כל אחד מהדברים האלה עלול לעכב תשלום לספק, לגרום לקנסות, ולעיתים אפילו לפגוע באמינות מול שותפים אסטרטגיים. מעבר לעומס היומיומי, כל החשבוניות הידניות האלה גם מכניסות סיכון לא רצוי במערכת שרשרת האספקה.
וכאן נכנסת DOConvert. במקום שכל חשבונית תדרוש טיפול ידני, DOConvert קוראת את החשבוניות אוטומטית ישירות מהמייל או מהקבצים. היא מזהה את כל הנתונים הקריטיים כמו מספר חשבונית, מספר הזמנה, כמויות ומחירים, ומשווה אותם להזמנה הקיימת בפריוריטי. אם הכל תקין, החשבונית נכנסת לבד למערכת, בלי שאף אחד יקליד כלום. אם יש חריגה, כמו חוסר התאמה בכמות או הבדל במחיר, המערכת מסמנת את זה לבדיקה מהירה.
היתרון הכי גדול הוא לא רק החיסכון בזמן. יצרני פלסטיק שמשתמשים בדוקונברט מדווחים על שיפור דרמטי במהירות טיפול בחשבוניות, ירידה חדה בשיעור הטעויות, וניהול הרבה יותר מדויק של תזרים המזומנים. התשלומים מתבצעים בזמן, הספקים מרוצים, ומערכות היחסים מתחזקות. במקרים רבים זה גם פותח דלת למשא ומתן על תנאים טובים יותר והנחות לספקים שמעריכים את הסדר והאמינות.
כשמפסיקים להקליד כל שורה ידנית ומתחילים לעבוד עם אוטומציה חכמה, כל התהליך מתייעל. במקום להתעסק בטפסים, הצוותים מתפנים להתמקד במה שחשוב באמת, קידום הפרויקטים, שיפור שירות הלקוחות, ובנייה של שרשרת אספקה חזקה ויציבה.
