קליטת תיק יבוא לפריוריטי בלי הקלדה ידנית אפשרית כשמערכת אחת מקבלת את כל המסמכים מהמייל, מאחדת אותם לתיק אחד ובודקת אותם מול תיק היבוא הפתוח בפריוריטי. דוקונברט עושה בדיוק את זה, ורק אחרי שחשבונית הספק, הפקינג ליסט ושטר המטען תואמים להזמנה, היא קולטת אותם לפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי.
היום ברוב חברות היבוא זה עדיין נראה אחרת. חשבונית הספק מגיעה במייל אחד, הפקינג ליסט במייל שני, ושטר המטען מגיע מהמשלח יומיים אחר כך. מישהו במשרד פותח כל PDF בנפרד, מחפש את תיק היבוא בפריוריטי, מקליד שורות, ואז משווה סכומים ביד. זה לוקח שעות, וכל משלוח עם 40 שורות הוא עוד הזדמנות לטעות.
במאמר הזה נסביר מה יש בתיק יבוא, איפה התהליך הידני נתקע, ואיך תיק שלם נכנס לפריוריטי בלי שאף אחד מקליד.
מה יש בתיק יבוא ולמה הוא לא מסמך אחד
חשבונית הספק
החשבונית המסחרית מגיעה מהספק בחו"ל. יש בה פריטים, כמויות, מחירים, מטבע ותנאי תשלום. היא זו שצריכה להתאים להזמנת הרכש שפתחתם.
פקינג ליסט
רשימת האריזה מפרטת מה באמת נארז, בכמה קרטונים, ובאיזה משקל ונפח. לא תמיד היא זהה לחשבונית, ושם מתחילות הבעיות.
שטר מטען
שטר המטען מגיע מהמשלח או מקו הספנות. הוא מקשר בין המשלוח הפיזי לבין המכולה, הנמל ותאריך ההגעה.
הכול מגיע בנפרד
- שלושה גופים שונים שולחים, הספק, המשלח ולפעמים גם עמיל המכס
- שלושה פורמטים, שלושה תאריכים, שלוש תיבות מייל
- בפריוריטי כל זה צריך להיות תיק יבוא אחד
איפה התהליך הידני נתקע
מישהו צריך לחבר את החלקים
מי שמטפל בתיק מזהה לבד שהחשבונית מהספק שייכת לשטר המטען שהגיע מהמשלח. זה דורש זיכרון, חיפוש בפריוריטי, ולפעמים טלפון למשלח.
הקלדה כפולה ומשולשת
אותם פריטים מוקלדים פעם אחת מהחשבונית ופעם נוספת מהפקינג ליסט. אותו מספר מכולה מועתק משטר המטען לשדה בפריוריטי. כל העתקה היא הזדמנות לטעות.
הבדיקה מול ההזמנה נעשית בסוף, אם בכלל
- מחיר יחידה שהשתנה מאז ההזמנה מתגלה רק בתשלום
- כמות שנשלחה חלקית מתגלה רק במחסן
- פריט שלא הוזמן בכלל עובר כאילו כלום
- מטבע או תנאי Incoterms שונים ממה שסוכם מתגלים אצל רואה החשבון
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל פריוריטי. היא לא מקלידה מסמכים. היא מבינה אותם, בודקת אותם מול הרשומה בפריוריטי, ורק אז קולטת. ככה זה נראה על תיק יבוא אמיתי.
המסמכים מגיעים במייל, באחד או בכמה
חשבונית הספק והפקינג ליסט מגיעים ביום ראשון באותו מייל. שטר המטען מגיע מהמשלח ביום שלישי במייל נפרד. דוקונברט מזהה שכולם שייכים לאותו משלוח ומאחדת אותם לתיק אחד.
זיהוי מי שלח מה
דוקונברט מזהה את הספק לפי החשבונית ואת המשלח לפי שטר המטען, בלי תבנית מוגדרת מראש לכל ספק. ספק חדש עובד מהמסמך הראשון.
איתור תיק היבוא הפתוח בפריוריטי
דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, דוקונברט מאתרת את תיק היבוא הפתוח ואת הזמנת הרכש שמאחוריו. בלי תוכנת ביניים, והנתונים לא יוצאים מהסביבה שלכם.
בדיקה צולבת של כל מסמך מול מה שפריוריטי מצפה לו
- שורות החשבונית מול שורות ההזמנה, פריט, כמות, מחיר יחידה
- סכום החשבונית מול סכום ההזמנה והמטבע
- הפקינג ליסט מול הסחורה הצפויה, כמויות וקרטונים
- פרטי המשלוח בשטר המטען מול תיק היבוא, מכולה, נמל, תאריך
עצירה עם סיבה פשוטה
כשמשהו לא מתאים, דוקונברט עוצרת ומסבירה בשפה פשוטה. למשל, "הכמות בפקינג ליסט נמוכה מהחשבונית בפריט 3" או "מחיר היחידה גבוה מההזמנה ב-2 שורות". מי שמטפל רואה בדיוק מה לבדוק ולא צריך לפתוח 3 קבצים.
קליטה לפריוריטי
רק אחרי שהכול תואם, או שמישהו אישר את החריגה, המסמכים נכנסים לתיק היבוא בפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי. ההזנה היא השלב האחרון, לא הראשון.
אם אתם רוצים לראות איך אותו עיקרון עובד על מסמכים אחרים, קראו על אוטומציה בפריוריטי.
ועל התיק עצמו יש עמוד על קליטת מסמכי יבוא בצורה אוטומטית.
מה זה משנה ביום יום
תיק אחד במקום שלושה מיילים
אף אחד לא מחפש איזה שטר מטען שייך לאיזו חשבונית. התיק מתאסף לבד, גם כשהמסמכים מגיעים בימים שונים.
טעויות נתפסות לפני שהן בפריוריטי
הפרש כמות או מחיר עולה ברגע שהמסמך מגיע, לא בסוף החודש. מי שמטפל מקבל שאלה ברורה במקום חקירה.
ההטמעה קצרה
כ-10 ימי עבודה, בענן או על השרתים שלכם. דוקונברט רשומה ב-Priority Market כשותף טכנולוגי של פריוריטי.
למי זה מתאים
- יבואנים ומפיצים שמקבלים כמה משלוחים בשבוע ומנהלים תיקי יבוא בפריוריטי
- יצרנים שמייבאים חומרי גלם ורכיבים וצריכים עלות נחיתה מדויקת לכל פריט
- חברות לוגיסטיקה ושילוח שמטפלות בתיקים של לקוחות
- מנהלי כספים ומנהלי מערכות מידע שרוצים לראות את התיק בפריוריטי ביום שהמסמכים הגיעו
שאלות ותשובות
מה קורה אם המסמכים מגיעים במיילים נפרדים ובימים שונים?
דוקונברט מזהה שהם שייכים לאותו משלוח, לפי הספק, מספר ההזמנה, המכולה או פרטי המשלוח, ומאחדת אותם לתיק אחד. התיק נסגר כשכל המסמכים הגיעו ונבדקו.
צריך להגדיר תבנית לכל ספק או משלח?
לא. דוקונברט מבינה את המסמך בלי תבנית מוגדרת מראש. ספק חדש או משלח חדש עובדים מהמסמך הראשון.
מה קורה כשהפקינג ליסט לא תואם לחשבונית?
התיק נעצר עם סיבה פשוטה, למשל איזה פריט ובאיזו כמות יש הפרש. מי שאחראי מחליט אם לאשר, לתקן או לחזור לספק, ורק אז הנתונים נכנסים לפריוריטי.
האם זה דורש פיתוח בפריוריטי?
לא. החיבור הוא דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי. דוקונברט קוראת את תיק היבוא וההזמנה וכותבת חזרה, בלי תוכנת ביניים ובלי שהנתונים יוצאים מהסביבה שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון