תעודת COC (Certificate of Conformance) היא מסמך שהספק מצרף למשלוח ומאשר בו שהפריטים שסופקו עומדים במפרט, בתקן או בדרישות ההזמנה. היא מגיעה עם תעודת המשלוח או במייל, ובתעשיות מפוקחות היא חייבת להיות מצורפת לתעודת הקבלה או לאצווה בפריוריטי לפני שהחומר משתחרר לייצור.
במפעל זה נראה ככה. המשלוח הגיע, התעודה בתוך השקית על הקרטון, ומישהו מבקרת האיכות צריך לסרוק אותה, למצוא את שורת ההזמנה ואת מספר האצווה, ולשייך. כשיש עשרות משלוחים בשבוע, זה תפקיד שלם. במאמר הזה נסביר מה יש בתעודה, למה היא נתקעת, ואיך קליטת תעודות תאימות באופן אוטומטי מורידה את זה מהצוות.
מה יש בתעודת COC
פרטי הספק והלקוח
מי ייצר או סיפק, למי, ולפי איזו הזמנת רכש. בלי מספר ההזמנה קשה לדעת לאיזו קבלה התעודה שייכת.
הפריט והאצווה
מק"ט, תיאור, כמות, מספר אצווה או מספר סדרה. האצווה היא השדה החשוב, כי בלעדיה אי אפשר לשייך את התעודה לחומר הנכון במחסן.
התקן או המפרט
לאיזה תקן הפריט עומד, ולפעמים תוצאות בדיקה או הפניה לדוח מעבדה נפרד.
חתימה ותאריך
מי אישר מצד הספק ומתי. זה מה שמבקר חיצוני מבקש לראות כשהוא בודק אצווה.
למה תעודות COC הן כאב ראש במשרד
תעודה אחת לכל אצווה
משלוח אחד יכול להגיע עם כמה תעודות, כל אחת לאצווה אחרת. כולן צריכות להישמר ולהיות ניתנות לאיתור שנים אחרי.
השיוך נעשה ידנית
מישהו צריך למצוא את שורת ההזמנה, את תעודת הקבלה ואת האצווה בפריוריטי ולקשר. זה אותו סוג עבודה כמו עדכון תאריכי אספקה בהזמנות רכש לפי מסמך שהספק שלח, רק עם יותר שדות ופחות זמן.
הבדיקה מגיעה בביקורת
כשמבקר מבקש את התעודה של אצווה מסוימת, מתחיל חיפוש בתיקיות ובמיילים. אם היא לא נמצאת, זו אי התאמה בביקורת, לא רק אי נעימות.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא קוראת את תעודת ה-COC, מוצאת את הרשומה המתאימה בפריוריטי, ומשייכת רק אחרי שהכול תואם. החיבור דו-כיווני, דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים.
התעודה מגיעה
במייל מהספק או כסריקה מהמחסן, לבד או יחד עם תעודת המשלוח והחשבונית. כשכמה מסמכים מגיעים יחד הם מטופלים כתיק אחד, כמו בקליטת מסמכי יבוא אוטומטית לפריוריטי.
דוקונברט מזהה את הספק ואת הפריט
לפי השולח, המק"ט ומספר ההזמנה. בלי תבנית לכל ספק, גם כשהתעודה בפורמט חדש. הקריאה של כמה עמודים לרשומה אחת נשענת על טכנולוגיית מיזוג ואיחוד הנתונים של דוקונברט.
הבדיקה מול פריוריטי
האצווה, הכמות ושורת ההזמנה נבדקות מול תעודת הקבלה. תעודה בלי אצווה מתאימה או עם כמות שלא מסתדרת נעצרת עם הסבר קצר.
השיוך בפריוריטי
התעודה נשמרת ומקושרת לתעודת הקבלה ולאצווה. בביקורת היא נמצאת בלחיצה, לא בחיפוש.
למי זה מתאים
יצרנים בתעשיות מפוקחות, רפואה, תעופה, ביטחון ומזון, שחייבים COC לכל אצווה.
מנהלי בקרת איכות שמקבלים עשרות תעודות בשבוע ומשייכים אותן ידנית.
מנהלי רכש ומחסן בחברות על פריוריטי שרוצים שהתעודה תהיה מקושרת לקבלה באותו יום.
מנהלי מערכות מידע שמחפשים חיבור ישיר לפריוריטי בלי פיתוח.
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין COC ל-COA?
COC מאשר התאמה למפרט או לתקן. COA (Certificate of Analysis) מפרט תוצאות בדיקה בפועל. שני המסמכים נקלטים ומשויכים באותה דרך.
מה קורה אם התעודה הגיעה לפני הסחורה?
היא נשמרת ומחכה לתעודת הקבלה. כשהקבלה נוצרת בפריוריטי, השיוך מתבצע.
האם זה עובד גם עם תעודות באנגלית?
כן. רוב תעודות ה-COC מגיעות באנגלית, ודוקונברט קוראת עברית ואנגלית באותו מסמך.
איפה רואים את דוקונברט בסביבת פריוריטי?
ב-Priority Market, עם פירוט החיבור וסוגי המסמכים, כולל תעודות COC.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון