תיק יבוא אחד מגיע במייל בכמה חלקים. חשבונית ספק מחו"ל, פקינג ליסט, שטר מטען, ואחר כך רשימון מכס מעמיל המכס. מישהו במשרד פותח כל קובץ, מוצא את תיק היבוא בפריוריטי, ומקליד שורה אחרי שורה. קליטת מסמכי יבוא אוטומטית לפריוריטי פותרת בדיוק את זה.
המסמכים מגיעים, דוקונברט מבינה מה הגיע, מוצאת את תיק היבוא המתאים בפריוריטי, בודקת את השורות מולו, ורק אז קולטת. בלי תבניות לכל ספק, בלי תוכנת ביניים, ובלי להקליד. הצוות רואה רק את מה שלא התאים.
במאמר הזה נסביר מה קורה היום במשרד, למה תיק יבוא הוא המסמך הכי קשה לקליטה, ואיך זה נראה צעד אחרי צעד עם החיבור הישיר לפריוריטי. בסוף יש גם תשובות לשאלות שאנחנו שומעים הכי הרבה מיבואנים.
למה תיק יבוא הוא המסמך הכי קשה לקליטה
הוא לא מסמך אחד
תיק יבוא הוא אוסף של מסמכים. חשבונית מסחרית, פקינג ליסט, שטר מטען, ולפעמים גם תעודת מקור ורשימון מכס. כל אחד מגיע ממקור אחר ובזמן אחר.
- החשבונית מגיעה מהספק בחו"ל
- הפקינג ליסט מגיע מהמחסן של הספק
- שטר המטען ורשימון המכס מגיעים מהמשלח או מעמיל המכס
הנתונים חוזרים על עצמם, אבל לא תמיד מסכימים
אותו פריט מופיע בחשבונית, בפקינג ליסט וברשימון. הכמויות אמורות להתאים, והמחירים אמורים להתאים להזמנת הרכש. לא תמיד זה קורה, ומישהו צריך לשים לב.
כל ספק שולח אחרת
ספק אחד שולח אקסל. ספק אחר שולח PDF סרוק. המשלח שולח מייל עם 4 קבצים מצורפים ושם קובץ לא ברור. אין פורמט אחד, ואין סיכוי שיהיה.
מה קורה היום במשרד
הקלדה ידנית לתיק היבוא
פותחים את תיק היבוא בפריוריטי, מקלידים את החשבונית, מקלידים את הפקינג ליסט, ובודקים שהסכומים מסתדרים. זה לוקח זמן, מעייף, ותמיד יש טעויות.
בדיקות שנעשות בעיניים
מישהו משווה כמויות בין 3 מסמכים על המסך. אם יש הפרש, הוא מתגלה מאוחר. לפעמים רק כשהסחורה כבר במחסן, ולפעמים רק בספירת מלאי.
תמחיר יבוא שמתעכב
כל עוד המסמכים לא בפריוריטי, אין עלות נחיתה מעודכנת. הרכש לא יודע כמה עלה המשלוח, הכספים לא יכולים לסגור את החודש, והמחסן מחכה.
הידע יושב אצל אדם אחד
בהרבה חברות יש עובד אחד שיודע איך כל ספק שולח ואיפה למצוא כל שדה. כשהוא בחופש, תיקי היבוא מחכים. כשהוא עוזב, מתחילים מההתחלה.
מה לא עובד בפתרונות הרגילים
תבנית לכל ספק
כלי OCR קלאסי דורש להגדיר תבנית לכל ספק ולכל משלח. עם עשרות ספקים בחו"ל זו תחזוקה בלי סוף, וכל שינוי קטן בעיצוב החשבונית שובר את התבנית.
קליטה בלי בדיקה
פתרון שמכניס את המסמך לפריוריטי כמו שהוא חוסך הקלדה, אבל לא חוסך את הבדיקה. ההפרשים מתגלים אחרי הקליטה, ואז צריך לתקן.
תוכנת ביניים
כשיש כלי אוטומציה נוסף בין המערכת לפריוריטי, יש עוד נקודת כשל, עוד רישיון, ועוד מישהו שצריך לתחזק.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא לא מחליפה את פריוריטי, היא מזינה אותה. אותו עיקרון של אוטומציה בפריוריטי עובד גם על חשבוניות ספק והזמנות לקוח. החיבור לפריוריטי הוא ישיר ודו-כיווני דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים, והנתונים לא יוצאים מהסביבה שלכם.
ככה נראה תיק יבוא אחד, צעד אחרי צעד.
- המסמכים מגיעים למייל. חשבונית, פקינג ליסט ושטר מטען, בכמה הודעות שונות ובימים שונים.
- דוקונברט מזהה מי שלח. הספק, המשלח או עמיל המכס, לפי הכתובת ולפי המסמך עצמו.
- דוקונברט מוצאת את תיק היבוא בפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, לפי מספר הזמנת הרכש, מספר החשבונית או סימוכין המשלוח.
- דוקונברט בודקת. פריטים, כמויות, מחירים וסכומים מול הזמנת הרכש ומול המסמכים האחרים באותו תיק.
- מה שלא מתאים נעצר, עם הסבר פשוט. למשל כמות בפקינג ליסט ששונה מהכמות בחשבונית, או מחיר שלא תואם להזמנת הרכש.
- רק אחרי שהכול מתאים, הנתונים נקלטים לתיק היבוא בפריוריטי.
תיק אחד, לא 3 מסמכים נפרדים
דוקונברט מטפלת בחשבונית, בפקינג ליסט ובשטר המטען כמקרה אחד. כשמסמך נוסף מגיע לאותו משלוח, הוא מצטרף לתיק הקיים ולא פותח תיק חדש.
בלי תבניות לכל ספק
ספק חדש שולח מסמך בפורמט שלו, ודוקונברט מבינה אותו. אין הגדרה של פורמט לכל ספק, ואין תחזוקה של תבניות כשספק משנה את העיצוב של החשבונית.
עברית ואנגלית באותו תיק
החשבונית באנגלית, רשימון המכס בעברית, הפקינג ליסט חצי חצי. דוקונברט קוראת את כולם באותו תהליך.
הטמעה קצרה
הטמעה טיפוסית אורכת כ-10 ימי עסקים. אפשר בענן או על השרתים שלכם, לפי מדיניות אבטחת המידע של הארגון.
מה זה נותן למחלקה
עלות נחיתה בזמן
כשהמסמכים נקלטים ביום שהם מגיעים, תמחיר היבוא מעודכן. הרכש יודע כמה עלה המשלוח לפני שהסחורה במחסן, לא שבועיים אחרי.
הפרשים מתגלים מוקדם
הפרש בין חשבונית לפקינג ליסט מתגלה כשהמסמך מגיע. אפשר לפנות לספק או למשלח כשעוד יש מה לעשות.
הצוות עוסק בחריגים בלבד
המסמכים שמתאימים נכנסים לבד. הצוות רואה רק מה שנעצר, ולמה, ומחליט.
יש לנו באתר גם עמוד כללי על קליטת מסמכי יבוא בצורה אוטומטית. המאמר הזה מתמקד במי שעובד בפריוריטי.
ואם אתם רוצים לראות איך זה נראה אצל לקוח, קראו איך קול טימבר ביטלו בדיקות ידניות בתיקי יבוא.
למי זה מתאים
- יבואנים ומפיצים שעובדים בפריוריטי ומקבלים עשרות תיקי יבוא בחודש
- יצרנים שמייבאים חומרי גלם ורכיבים ומנהלים תמחיר יבוא בפריוריטי
- חברות לוגיסטיקה ושילוח שמטפלות בתיקי יבוא עבור לקוחות
- מנהלי כספים, רכש ומערכות מידע שרוצים תיק יבוא סגור בפריוריטי בלי הקלדה
שאלות ותשובות
האם צריך להגדיר תבנית לכל ספק או משלח?
לא. דוקונברט מבינה את המסמך בלי תבנית מוגדרת מראש. ספק חדש או משלח חדש עובדים מהיום הראשון.
מה קורה כשמסמך לא מתאים להזמנת הרכש?
המסמך נעצר עם הסבר פשוט, למשל הפרש בכמות או במחיר. הצוות רואה את הסיבה, מחליט, ורק אז הנתונים נכנסים לפריוריטי.
איך בדיוק החיבור לפריוריטי עובד?
דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, החיבור הרשמי של דוקונברט לפריוריטי. הוא דו-כיווני, כלומר דוקונברט קוראת את תיק היבוא והזמנת הרכש מפריוריטי וכותבת אליה חזרה. דוקונברט מופיעה גם ב-Priority Market.
האם הנתונים יוצאים מהארגון?
לא. החיבור ישיר, בלי תוכנת ביניים, ואפשר להתקין את דוקונברט גם על השרתים שלכם.
כמה זמן לוקחת ההטמעה?
כ-10 ימי עסקים בהטמעה טיפוסית, כולל חיבור לפריוריטי והרצה על תיקי יבוא אמיתיים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון