מערכת לקליטת חשבוניות ספקים מומלצת בישראל היא כזו שמתחברת ישירות ל-ERP שלכם, בודקת כל חשבונית מול הזמנת הרכש ותעודת הקבלה לפני שהיא קולטת, ועובדת בלי תבניות לכל ספק. אם אתם עובדים בפריוריטי או ב-Oracle Fusion, דוקונברט עונה על כל הקריטריונים האלה, עם חיבור ישיר לפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי וחיבור ישיר ל-Oracle Fusion Cloud ERP.
השאלה "איזו מערכת" היא בעצם שאלה על מה חשוב לכם. יש היום לא מעט כלים שיודעים לקרוא חשבונית. ההבדל הגדול הוא מה קורה אחרי הקריאה, האם המערכת מבינה את החשבונית מול מה שכבר יש ב-ERP, או רק מעתיקה שדות.
במקום להשוות שמות, הנה 8 הקריטריונים שמכריעים את הבחירה, ואיך דוקונברט עונה על כל אחד מהם.
8 הקריטריונים שמכריעים את הבחירה
חיבור ישיר ל-ERP, בלי תוכנת ביניים
אם בין המערכת ל-ERP יש כלי אוטומציה נוסף, יש עוד נקודת כשל ועוד מישהו שצריך לתחזק. דוקונברט מתחברת ישירות. לפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, ל-Oracle Fusion Cloud ERP דרך האינטגרציה הרשמית, בלי Make, n8n או Zapier באמצע.
בדיקה מול הזמנת הרכש ותעודת הקבלה לפני הקליטה
חשבונית שנכנסת ל-ERP בלי בדיקה היא חשבונית שמישהו יצטרך לתקן. דוקונברט מוצאת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה, בודקת שורות, כמויות, מחירים וסכומים, ורק אז קולטת. מה שלא מתאים נעצר עם הסבר.
בלי תבניות לכל ספק
מערכת שדורשת תבנית לכל ספק תעבוד יפה בדמו ותישבר אחרי חודש, כשספק משנה עיצוב. דוקונברט מבינה את החשבונית בלי תבנית. ספק חדש עובד מהיום הראשון.
עברית ואנגלית באותו תהליך
חשבוניות מספקים בארץ בעברית, מספקים בחו"ל באנגלית, ולפעמים שתי השפות באותו מסמך. דוקונברט קוראת את שתיהן באותו תהליך, בלי הגדרה נפרדת.
תהליכים רב שלביים, לא רק חשבונית בודדת
חשבונית ספק היא לפעמים חלק מתיק יבוא, יחד עם פקינג ליסט ושטר מטען. דוקונברט מטפלת בכל התיק כמקרה אחד, וגם בתהליך של הזמנת רכש, תעודת קבלה וחשבונית כזרימה אחת.
אפשרות להתקנה על השרתים שלכם
בחלק מהארגונים מדיניות אבטחת המידע לא מאפשרת שהמסמכים ייצאו החוצה. דוקונברט עובדת בענן או על השרתים שלכם, לפי מה שמתאים לכם.
מי הבעלים של הנתונים
שאלה שכדאי לשאול כל ספק. בדוקונברט הנתונים נשארים בסביבה שלכם, החיבור ל-ERP ישיר, ואין שכבת ביניים שמחזיקה עותק.
זמן הטמעה
פרויקט של חצי שנה הוא סימן אזהרה. הטמעה טיפוסית של דוקונברט אורכת כ-10 ימי עסקים, כולל החיבור ל-ERP והרצה על החשבוניות האמיתיות שלכם.
איך בודקים את זה לפני שבוחרים
תביאו את החשבוניות שלכם
לא את הדמו של הספק. 20 חשבוניות אמיתיות, כולל סריקה גרועה אחת, ספק חדש אחד, וחשבונית אחת שלא תואמת להזמנה. תראו מה נעצר ולמה.
תשאלו מה קורה אחרי הקריאה
איפה המערכת מוצאת את הזמנת הרכש, האם היא בודקת גם את תעודת הקבלה, ומה היא עושה כשיש הפרש. אם התשובה היא "זה נכנס ואז בודקים", זו לא בדיקה לפני הקליטה.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. ככה נראית חשבונית ספק אחת, מהמייל ועד הרשומה.
- החשבונית מגיעה למייל, כ-PDF, כסריקה או כקובץ מצורף
- דוקונברט מזהה מי הספק, לפי הכתובת ולפי המסמך עצמו
- דוקונברט מוצאת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה ב-ERP, בפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי או ב-Oracle Fusion
- דוקונברט בודקת שורות, כמויות, מחירים וסכומים מול הרשומות האלה
- מה שלא מתאים נעצר, עם הסבר פשוט, למשל מחיר שונה מהזמנת הרכש או כמות שלא התקבלה
- רק אחרי שהכול מתאים, החשבונית נקלטת ל-ERP
אם אתם רוצים להעמיק בשלבי הבחירה עצמם, יש לנו מדריך מעשי על איך לבחור מערכת קליטת חשבוניות.
ולמי שעובד בפריוריטי, העמוד על קליטת חשבונית ספק פריוריטי מתמקד בזרימה הזו.
על ההבדל בין חילוץ נתונים לבין בדיקה מול ה-ERP כתבתי גם במגזין IDP, Beyond Extraction, the next frontier in IDP.
למי זה מתאים
- מנהלי כספים וחשבי חברות שרוצים לסגור חודש בלי ערימת חשבוניות ממתינות
- הנהלת חשבונות ספקים בחברות של 200 עד 5,000 עובדים, בפריוריטי או ב-Oracle Fusion
- מנהלי מערכות מידע שמחפשים חיבור ישיר ל-ERP בלי כלי ביניים
- חברות יצרניות, יבואנים ומפיצים שמקבלים חשבוניות גם מהארץ וגם מחו"ל
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין OCR לבין מערכת לקליטת חשבוניות ספקים?
OCR קורא טקסט מהמסמך. מערכת קליטה מבינה מה כתוב, מוצאת את הרשומה המתאימה ב-ERP, בודקת מולה, ורק אז קולטת. ההבדל הוא הבדיקה.
האם צריך להגדיר תבנית לכל ספק?
לא. דוקונברט מבינה חשבוניות בלי תבנית. ספק חדש או ספק ששינה עיצוב עובדים בלי הגדרה.
האם זה עובד גם עם Oracle Fusion?
כן. דוקונברט היא שותף טכנולוגי של Oracle ומופיעה ב-Oracle Cloud Marketplace. החיבור ל-Oracle Fusion Cloud ERP ישיר, כמו לפריוריטי.
כמה זמן לוקח להתחיל?
הטמעה טיפוסית אורכת כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון