בכל חברה יש מישהו שמקליד חשבוניות. החשבונית מגיעה למייל, מישהו פותח את ה-PDF, מחפש את הזמנת הרכש, מקליד שורות ובודק סכום. קליטת חשבוניות אוטומטית אמורה לפתור את זה, ובכל זאת בהרבה חברות ההקלדה נשארה, רק עברה למישהו אחר.
הסיבה פשוטה. רוב הפתרונות סורקים את החשבונית ומכניסים אותה ל-ERP כמו שהיא. ההקלדה נחסכת, הבדיקה לא. במאמר הזה נסביר מה קליטת חשבוניות אוטומטית צריכה לכלול כדי שהיא באמת תחסוך עבודה, איך נראה תהליך של קליטת חשבוניות ספק שבודק לפני שהוא קולט, ומה כדאי לשאול לפני שבוחרים מערכת.
נכתב למנהלי כספים, חשבים, מנהלי הנהלת חשבונות ומנהלי מערכות מידע בחברות של 200 עד 5,000 עובדים. גם למי שכבר יש סורק חשבוניות ומרגיש שהעבודה לא באמת ירדה.
מה זה קליטת חשבוניות אוטומטית
ההגדרה הקצרה
קליטת חשבוניות אוטומטית היא תהליך שבו חשבונית ספק שמגיעה במייל נקראת, מזוהה, נבדקת מול ה-ERP ונקלטת אליו בלי שמישהו מקליד אותה. המילה החשובה היא נבדקת. בלי הבדיקה זו לא קליטה, זו העתקה.
מה נחשב לחלק מהתהליך
זיהוי הספק ששלח את החשבונית. מציאת הזמנת הרכש ותעודת הקבלה המתאימות. השוואת שורות, כמויות, מחירים וסכומים. עצירה של מה שלא מתאים עם הסבר. ורק בסוף, קליטה ל-ERP.
מה לא נחשב
סריקה של החשבונית לקובץ. חילוץ שדות לטבלה. העברה של הטבלה למישהו שיכניס אותה למערכת. כל אלה הם שלבים בדרך, לא קליטה.
למה המילה אוטומטית מטעה
הרבה מערכות נקראות אוטומטיות כי הן חוסכות את ההקלדה. אבל אם אחרי הקליטה מישהו עדיין פותח את ההזמנה ומשווה, האוטומציה עצרה באמצע. השאלה הנכונה היא לא כמה שדות המערכת קוראת, אלא מה היא בודקת לפני שהיא קולטת.
למה זה עדיין מסובך ברוב החברות
כל ספק שולח אחרת
ספק אחד שולח PDF מסודר עם מספר הזמנה. ספק אחר שולח צילום של דף מודפס. ספק שלישי שולח חשבונית באנגלית עם מטבע זר. מערכת שדורשת תבנית לכל ספק נשברת בכל פעם שספק משנה את העיצוב.
החשבונית לא חיה לבד
חשבונית ספק קשורה להזמנת רכש ולתעודת קבלה. שלושתן צריכות להתאים, אותם פריטים, אותן כמויות, אותם מחירים. כשהבדיקה הזו נעשית ביד, היא החלק שלוקח הכי הרבה זמן, והיא החלק שרוב כלי הסריקה מדלגים עליו.
הבעיה מתגלה מאוחר
אם החשבונית נכנסה ל-ERP ורק אחר כך התגלה הפרש מחיר, מישהו מבטל, מתקן ומתקשר לספק. כל תיקון כזה עולה יותר מההקלדה שנחסכה. בסוף החודש הסגירה מתעכבת בגלל חשבוניות שנקלטו ולא נבדקו.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא לא עוד סורק ולא תוכנת ביניים, אלא חיבור ישיר ודו-כיווני בין תיבת המייל לבין ה-ERP. ככה נראית חשבונית ספק אחת, מהרגע שהיא מגיעה ועד הרשומה.
שלב ראשון, החשבונית מגיעה
החשבונית נכנסת לתיבת המייל של הנהלת החשבונות, כ-PDF, כסריקה או כקובץ מצורף. אין צורך להעביר אותה לשום מקום.
שלב שני, זיהוי השולח
דוקונברט מזהה מי הספק, לפי כתובת המייל ולפי המסמך עצמו. אין תבנית לספק. ספק חדש עובד מהחשבונית הראשונה.
שלב שלישי, מציאת הרשומה ב-ERP
דוקונברט מוצאת ב-ERP את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה של אותו ספק. בפריוריטי זה נעשה דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, ב-Oracle Fusion Cloud ERP דרך החיבור הישיר של דוקונברט. בשני המקרים בלי תוכנת ביניים, והנתונים נשארים בסביבה שלכם.
שלב רביעי, הבדיקה
שורות, כמויות, מחירים וסכומים נבדקים מול ההזמנה ומול תעודת הקבלה. מה שלא מתאים נעצר, עם הסבר פשוט. למשל, כמות שחויבה ולא התקבלה, או מחיר שונה מההזמנה.
שלב חמישי, הקליטה
רק אחרי שהכול תואם, החשבונית נקלטת ל-ERP כחשבונית ספק מקושרת להזמנה. מי שבהנהלת חשבונות רואה רשימה קצרה של חשבוניות שנעצרו ולמה, ומטפל רק בהן. כל השאר כבר במערכת, במסך הרגיל, כאילו הוקלדו. ככה זה נראה אצל אמטל, שעברו מהמייל ל-SAP בלי הקלדה.
מה לבדוק לפני שבוחרים מערכת
האם היא בודקת מול ה-ERP לפני הקליטה
זו השאלה הראשונה. אם התשובה היא "החשבונית נכנסת ואפשר לבדוק אחר כך", ההקלדה נחסכה אבל העבודה לא.
האם צריך תבנית לכל ספק
אם כן, תתחילו לנהל תבניות במקום לנהל חשבוניות. במדריך שלנו לבחירת מערכת קליטת חשבוניות יש רשימת שאלות מלאה.
איך החיבור ל-ERP נראה
חיבור ישיר או כלי ביניים. דו-כיווני או רק כתיבה. האם המסמכים יוצאים מהארגון. בפריוריטי כדאי לשאול אם החיבור הוא דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי או דרך ייבוא קבצים.
האם היא מטפלת גם במסמכים אחרים
חשבוניות ספק הן בדרך כלל ההתחלה. אחריהן מגיעות הזמנות לקוח, תעודות משלוח, תיקי יבוא ותעודות COC, שגם הם מגיעים במייל ומוקלדים. מערכת שבנויה למסמך אחד תשאיר את כל השאר ביד.
כמה זמן לוקחת ההטמעה
הטמעה טיפוסית של דוקונברט היא כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם. אפשר להתחיל מתיבת מייל אחת או מקבוצת ספקים ולהרחיב.
למי זה מתאים
חברות של 200 עד 5,000 עובדים, וגם קבוצות גדולות שמתחילות מחברה בת אחת.
מחלקות כספים שמקבלות עשרות או מאות חשבוניות ספק בחודש במייל.
מנהלי כספים וחשבים שרוצים לדעת שכל חשבונית נבדקה מול ההזמנה לפני שנקלטה.
מנהלי מערכות מידע שעובדים עם פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3 ומחפשים חיבור ישיר בלי כלי ביניים.
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין סריקת חשבוניות לקליטת חשבוניות אוטומטית?
סריקה הופכת את החשבונית לקובץ או לטבלה. קליטה אוטומטית מזהה את הספק, בודקת מול הזמנת הרכש ותעודת הקבלה, וקולטת ל-ERP רק אחרי שהכול תואם.
מה קורה עם חשבונית שאין לה הזמנת רכש?
היא נעצרת עם הסבר, והצוות מחליט. דוקונברט לא קולטת חשבונית ל-ERP בלי שהיא עברה את הבדיקה שהגדרתם.
האם זה עובד עם חשבוניות באנגלית ובמטבע זר?
כן. דוקונברט קוראת חשבוניות בעברית ובאנגלית, מספקים בארץ ובחו"ל, בלי תבנית לספק.
האם המסמכים יוצאים מהארגון?
לא. החיבור ל-ERP ישיר, ואפשר להתקין את דוקונברט על השרתים שלכם.
כמה זמן לוקח להתחיל?
הטמעה טיפוסית היא כ-10 ימי עסקים. מתחילים מתיבת מייל אחת או מקבוצת ספקים, ומרחיבים אחרי שרואים את התוצאה.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון