מי שעובד בהנהלת חשבונות של חברה שרצה על פריוריטי מכיר את זה. קליטת חשבונית ספק פריוריטי מתחילה במייל, ממשיכה בחיפוש של הזמנת הרכש, ונגמרת בהקלדה של שורות במסך חשבונית ספק. עשרים חשבוניות ביום, וכל אחת לוקחת כמה דקות טובות.
אפשר אחרת. קליטת חשבוניות אוטומטית בפריוריטי פירושה שהחשבונית מגיעה, נבדקת מול הזמנת הרכש ותעודת הקבלה, ונקלטת לפריוריטי כחשבונית מקושרת, בלי שמישהו מקליד. במאמר הזה נעבור על התהליך שלב אחרי שלב, מה קורה בפריוריטי בכל שלב, ומה דורש הכנה.
איך נראית קליטת חשבונית ספק בפריוריטי היום
המסלול הידני
החשבונית מגיעה למייל, לפעמים לתיבה של הנהלת החשבונות ולפעמים למי שהזמין. מורידים את הקובץ. פותחים בפריוריטי את מסך חשבוניות ספק, מחפשים את הספק, מחפשים את הזמנת הרכש, מושכים שורות, מתקנים כמויות ומחירים לפי החשבונית, ומוודאים שהסכום סוגר. אם יש הפרש, מתחילים לחפש למה.
איפה זה נתקע
בהפרשים. כמות שחויבה ולא התקבלה. מחיר שונה מההזמנה. חשבונית בלי מספר הזמנה. כל אחד מאלה שולח את מי שמקליד לחפש בתעודות הקבלה ובהזמנות, ובינתיים החשבונית מחכה.
מה סורק רגיל פותר ומה לא
סורק חשבוניות מכניס את השורות לפריוריטי מהר יותר. הוא לא יודע אם המחיר תואם להזמנה, כי הוא לא מסתכל בהזמנה. הבדיקה נשארת ידנית, רק אחרי הקליטה במקום לפניה. ובדרך כלל מי שבודק אחרי הקליטה הוא גם מי שצריך לבטל ולתקן.
מה זה עולה בפועל
כמה דקות לחשבונית, כפול מאות חשבוניות בחודש, זה יום עבודה או שניים של מישהו בהנהלת חשבונות. וזה עוד לפני התיקונים, הטלפונים לספק וההמתנה בסגירה החודשית.
מה צריך להיות מוכן בפריוריטי
הזמנות רכש פתוחות
הבדיקה מתבצעת מול הזמנת הרכש. אם הרכש עובד בלי הזמנות, או שההזמנות נפתחות אחרי החשבונית, אין מול מה לבדוק. זה הדבר הראשון שכדאי לסדר. יש לנו מאמר נפרד על איך מכינים את פריוריטי לאוטומציה.
תעודות קבלה שנסגרות בזמן
אם המחסן מאשר קבלה רק בסוף השבוע, החשבונית תיעצר כי אין קבלה. זה לא תקלה, זה בדיוק מה שאתם רוצים, אבל כדאי לדעת מראש.
כרטיסי ספק עם כתובת מייל
זיהוי הספק נעשה לפי המייל ולפי המסמך. כתובת מייל מעודכנת בכרטיס הספק עוזרת, אבל גם בלעדיה דוקונברט מזהה את הספק לפי המסמך עצמו.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל פריוריטי. החיבור הוא דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, קונקטור ישיר ודו-כיווני, בלי תוכנת ביניים. הוא קורא מפריוריטי וכותב אליה, והנתונים נשארים בסביבה שלכם. ככה נראית חשבונית אחת.
החשבונית מגיעה
לתיבת המייל של הנהלת החשבונות, כ-PDF או כסריקה. לא צריך להעביר אותה לתיקייה ולא ללחוץ על כלום.
דוקונברט מזהה את הספק
לפי כתובת המייל ולפי המסמך. בלי תבנית לספק. ספק חדש עובד מהחשבונית הראשונה שלו, וכללי הספק החכמים שהגדרתם מופעלים אוטומטית.
דוקונברט מוצאת את ההזמנה והקבלה בפריוריטי
דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי היא שולפת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה של אותו ספק. גם כשמספר ההזמנה לא מופיע בחשבונית.
הבדיקה
פריטים, כמויות, מחירים, מטבע וסכום נבדקים מול ההזמנה ומול הקבלה. חשבונית שתואמת ממשיכה. חשבונית שלא תואמת נעצרת, עם הסבר קצר במקום אחד, למשל "שורה 3, חויבו 120 יחידות, התקבלו 100".
הקליטה לפריוריטי
החשבונית נפתחת בפריוריטי כחשבונית ספק מקושרת להזמנת הרכש, עם השורות והסכומים. הנהלת החשבונות רואה אותה במסך הרגיל, כאילו הוקלדה, רק בלי ההקלדה. זה מה שהפך את דוקונברט לנוכחת באקוסיסטם של פריוריטי.
מה קורה במקרים המיוחדים
ספק חדש שלא ראיתם קודם
דוקונברט מזהה את הספק לפי המייל ולפי המסמך, גם בלי היסטוריה. אם כרטיס הספק לא קיים בפריוריטי, החשבונית נעצרת עם הסבר, ומישהו פותח את הכרטיס פעם אחת.
חשבונית על אספקה חלקית
הספק שלח חצי מההזמנה וחייב על חצי. דוקונברט בודקת את החשבונית מול תעודת הקבלה של אותה אספקה, לא מול ההזמנה כולה. מה שהתקבל וחויב תואם, וההזמנה נשארת פתוחה על היתרה.
סריקה לא קריאה
צילום מטושטש או דף חתוך. אם דוקונברט לא מצליחה לקרוא שדה בביטחון, החשבונית נעצרת עם הסבר במקום להיקלט עם מספר שגוי. מישהו מסתכל, מאשר או מבקש מהספק עותק נקי.
חשבונית בלי הזמנת רכש בכלל
יש הוצאות שאין להן הזמנה, למשל חשמל או שכירות. לספקים כאלה מגדירים כלל ספק משלהם, והחשבונית מגיעה לאישור של מי שאחראי במקום להיעצר על חוסר הזמנה.
מה משתנה בעבודה היומיומית
מטפלים רק בחריגים
במקום לעבור על כל חשבונית, הצוות רואה רשימה קצרה של חשבוניות שנעצרו ולמה. כל השאר כבר בפריוריטי.
הסגירה החודשית
חשבוניות שנקלטו כבר נבדקו. אין "נקלוט עכשיו ונבדוק אחר כך", ולכן אין הפתעות בסוף החודש. זה חלק גדול מייעול מחלקת הכספים שרואים אחרי כמה שבועות.
ההטמעה
כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם. מתחילים מתיבת מייל אחת או מקבוצת ספקים, ומרחיבים. אין צורך בפיתוח בפריוריטי ואין תבניות להכין מראש.
למי זה מתאים
חברות על פריוריטי שמקבלות עשרות עד אלפי חשבוניות ספק בחודש במייל.
מנהלי הנהלת חשבונות שרוצים שהצוות יטפל בחריגים ולא בהקלדה.
חשבים ומנהלי כספים שצריכים שכל חשבונית תיבדק מול ההזמנה לפני שנקלטה.
מנהלי מערכות מידע שמחפשים חיבור ישיר לפריוריטי, בלי ייבוא קבצים ובלי כלי ביניים.
שאלות ותשובות
האם זה עובד עם פריוריטי בענן ועם פריוריטי מקומית?
כן. הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי עובד עם שתי ההתקנות, ודוקונברט עצמה יכולה לרוץ בענן או על השרתים שלכם.
מה קורה עם חשבונית בלי מספר הזמנת רכש?
דוקונברט מחפשת את ההזמנה לפי הספק, הפריטים והסכומים. אם לא נמצאה התאמה, החשבונית נעצרת עם הסבר והצוות מחליט.
האם צריך להגדיר תבנית לכל ספק?
לא. הזיהוי והקריאה עובדים בלי תבניות. ספק חדש עובד מהחשבונית הראשונה, גם אם הוא שולח צילום ולא PDF.
מי רואה את החשבוניות שנעצרו?
מי שהגדרתם בהנהלת החשבונות. הם רואים את החשבונית, את ההסבר למה נעצרה, ומחליטים אם לאשר, לתקן או לפנות לספק.
האם החשבונית נראית בפריוריטי כמו חשבונית שהוקלדה?
כן. היא נפתחת במסך חשבוניות ספק הרגיל, מקושרת להזמנת הרכש.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון