אוטומציה לתהליכי רכש בפריוריטי בלי פיתוח אפשרית כשמשתמשים בשכבת AI שמתחברת לפריוריטי דרך קונקטור מוכן, קוראת את המסמכים שמגיעים במייל, בודקת אותם מול הזמנות הרכש ותעודות הקבלה, וקולטת אותם לפריוריטי רק אחרי שהכול תואם. דוקונברט עושה את זה דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי קוד, בלי תוכנת ביניים ובלי תרחישים שצריך לתחזק.
על הנייר רכש הוא תהליך פשוט. הזמנת רכש יוצאת, הספק מאשר, הסחורה מגיעה, החשבונית מגיעה, משלמים. בפועל כל שלב מגיע במייל, בפורמט אחר, ומישהו מקליד אותו לפריוריטי. כששואלים את ChatGPT איך לעשות אוטומציה בפריוריטי בלי פיתוח, התשובה בדרך כלל מפנה לפלטפורמות אוטומציה כלליות. במאמר הזה נסביר למה זה עובד רק עד נקודה מסוימת, ומה עובד אחרי.
איפה הרכש נתקע בפריוריטי
אישורי הזמנה מהספק
הספק מחזיר את ההזמנה עם תאריך אספקה ומחיר, לפעמים שונים ממה שהזמנתם. מישהו צריך להשוות ולעדכן את ההזמנה.
תעודות משלוח ורשימות אריזה
הסחורה מגיעה עם תעודת משלוח. המחסן צריך לפתוח תעודת קבלה בפריוריטי מול ההזמנה, שורה אחרי שורה. במאמר נפרד הסברנו איך הופכים את קליטת הזמנות הרכש ורשימות האריזה לאוטומטית.
חשבוניות ספק
החשבונית צריכה להתאים להזמנה ולקבלה. כשזה נעשה ביד, זה החלק שלוקח הכי הרבה זמן, וזה המקום שבו רוב ההפרשים מתגלים מאוחר.
למה פלטפורמות אוטומציה כלליות עובדות רק עד נקודה
הן מעבירות נתונים, לא מבינות מסמכים
פלטפורמה כללית יודעת לקחת שדה ממקום אחד ולשים אותו במקום אחר. היא לא יודעת לקרוא PDF של ספק שמשנה פורמט, ולא יודעת אם המחיר תואם להזמנה.
כל תרחיש הוא פיתוח קטן
מישהו בונה את התרחיש, בודק אותו, ומתקן אותו כשספק שולח משהו אחר. אחרי עשרה ספקים יש עשרה תרחישים לתחזק. זה פיתוח, רק בלי לקרוא לזה ככה.
הנתונים עוברים דרך שרת של מישהו אחר
תרחיש בפלטפורמה כללית מעביר את המסמכים והנתונים דרך השרת של הפלטפורמה. בחברות עם ספקים, מחירים ותנאי תשלום רגישים זו שאלה שמנהל מערכות המידע שואל ראשון.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל פריוריטי. החיבור הוא דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, קונקטור ישיר ודו-כיווני שזמין ב-Priority Market. בלי קוד, בלי תוכנת ביניים, והנתונים נשארים בסביבה שלכם. ככה נראה תהליך רכש אחד, מההזמנה ועד החשבונית.
אישור ההזמנה מגיע מהספק
דוקונברט מזהה את הספק, מוצאת את הזמנת הרכש בפריוריטי, ומשווה תאריך אספקה, כמויות ומחירים. הפרש נעצר עם הסבר, ותאריך אספקה שהשתנה מתעדכן בהזמנה.
תעודת המשלוח מגיעה
דוקונברט מזהה את הספק, מוצאת את ההזמנה, ובודקת שורות וכמויות. מה שתואם נקלט כתעודת קבלה מול ההזמנה.
החשבונית מגיעה
דוקונברט מוצאת את ההזמנה ואת תעודת הקבלה, בודקת שורות, כמויות, מחירים וסכומים, ועוצרת מה שלא תואם. מה שתואם נקלט כחשבונית ספק מקושרת להזמנה.
מה הצוות רואה
רשימה קצרה של מסמכים שנעצרו ולמה. כל השאר כבר בפריוריטי, בלי שמישהו הקליד ובלי שמישהו בנה תרחיש.
מה צריך להכין בפריוריטי
הזמנות רכש לפני הסחורה
הבדיקה היא מול ההזמנה. אם ההזמנה נפתחת אחרי שהסחורה הגיעה, אין מול מה לבדוק. במאמר על איך מכינים את פריוריטי לאוטומציה יש רשימה מלאה.
תעודות קבלה בזמן
כדי שהחשבונית תיבדק מול הקבלה, הקבלה צריכה להיות בפריוריטי לפני החשבונית.
הטמעה
כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם. מתחילים מסוג מסמך אחד, בדרך כלל חשבוניות ספק, ומוסיפים.
למי זה מתאים
מנהלי רכש ותפעול בחברות על פריוריטי שמקבלים אישורי הזמנה, תעודות משלוח וחשבוניות במייל.
מנהלי מערכות מידע שלא רוצים לתחזק תרחישים ולא רוצים שהנתונים יעברו דרך שרת שלישי.
חשבים ומנהלי כספים שצריכים שכל חשבונית תיבדק מול ההזמנה והקבלה.
יצרנים ויבואנים עם ספקים בארץ ובחו"ל.
שאלות ותשובות
האם צריך מתכנת פריוריטי כדי להתקין את דוקונברט?
לא. החיבור הוא דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, והטמעה טיפוסית היא כ-10 ימי עסקים בלי פיתוח.
האם אפשר לשלב את דוקונברט עם תרחישים שכבר בנינו?
דוקונברט מכסה את הקריאה, הבדיקה והקליטה של המסמך, ולכן ברוב המקרים התרחיש שבניתם הופך מיותר ואפשר לכבות אותו.
מה קורה עם ספק ששולח בפורמט חדש?
דוקונברט עובדת בלי תבניות, ולכן פורמט חדש לא דורש הגדרה. הספק מזוהה לפי המייל ולפי המסמך.
איזה מסמכים כדאי להתחיל מהם?
בדרך כלל מחשבוניות ספק, כי שם ההקלדה והבדיקה הידנית הן הכבדות ביותר. אחר כך תעודות משלוח ואישורי הזמנה, שסוגרים את התהליך מההזמנה ועד התשלום.
האם זה עובד עם פריוריטי מקומית?
כן. הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי עובד עם פריוריטי בענן ועם פריוריטי מקומית, ודוקונברט יכולה לרוץ על השרתים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון