התאמה תלת כיוונית היא בדיקה שבה חשבונית הספק מושווית מול הזמנת הרכש ומול תעודת הקבלה לפני שמאשרים אותה לתשלום. אם הפריטים, הכמויות והמחירים תואמים בשלושת המסמכים, החשבונית מאושרת, ואם לא, היא נעצרת לבירור.
בפועל, ברוב החברות הבדיקה הזו נעשית ביד. מישהו במחלקת הכספים פותח את החשבונית, מחפש את ההזמנה, מבקש מהמחסן את תעודת הקבלה, ומשווה. זה לוקח זמן, מעייף, ותמיד יש טעויות. בהמשך נסביר מה בודקים, למה זה חשוב, ואיך זה נראה כשזה עובד לבד.
שלושת המסמכים ומה בודקים ביניהם
הזמנת הרכש
מה סיכמתם עם הספק. פריטים, כמויות, מחיר ליחידה, מטבע ותנאי תשלום.
תעודת הקבלה
מה המחסן באמת קיבל, באיזו כמות ובאיזה תאריך. גם מה נדחה או חזר לספק.
חשבונית הספק
מה הספק מבקש לשלם. היא צריכה להתאים לשני המסמכים האחרים, לא רק לאחד.
הבדיקות עצמן
- אותם פריטים בשלושת המסמכים
- הכמות בחשבונית לא גבוהה ממה שהתקבל
- מחיר היחידה בחשבונית זהה להזמנה
- הסכום הכולל, המע"מ והמטבע מתאימים
- אין חשבונית קודמת על אותה קבלה
למה זה חשוב
זה מונע תשלום על מה שלא הגיע
משלוח חלקי שחויב במלואו הוא הטעות הכי נפוצה. בלי תעודת הקבלה בבדיקה, אף אחד לא רואה את זה.
זה תופס שינויי מחיר בלי אישור
מחיר יחידה שעלה מאז ההזמנה נבלע בסכום הכולל. ההתאמה לפי שורות מגלה אותו מיד.
זה חוסם חשבוניות כפולות
אותה אספקה, שתי חשבוניות, חודשיים הפרש. כשהבדיקה היא מול הקבלה, השנייה נעצרת.
ההבדל בין התאמה דו כיוונית לתלת כיוונית
דו כיוונית
חשבונית מול הזמנה בלבד. מתאימה לשירותים ולרכש בלי מלאי, כשאין תעודת קבלה.
תלת כיוונית
חשבונית, הזמנה וקבלה. מתאימה לכל רכש של סחורה פיזית, חומרי גלם, רכיבים, מוצרים לשיווק.
מתי בוחרים מה
- סחורה שנכנסת למחסן, תמיד תלת כיוונית
- שירותים ומנויים, דו כיוונית מספיקה
- יבוא, תלת כיוונית ולעיתים גם מול מסמכי היבוא
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא לא מקלידה חשבוניות, היא בודקת אותן. ככה זה נראה.
החשבונית מגיעה במייל
הספק שולח PDF. דוקונברט קוראת אותו בלי תבנית מוגדרת מראש, גם מספק חדש.
זיהוי הספק ואיתור הרשומות ב-ERP
דוקונברט מזהה מי הספק ומאתרת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה. בפריוריטי זה דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וב-Oracle Fusion דרך חיבור ישיר. בלי תוכנת ביניים.
בדיקה צולבת ועצירה עם סיבה
כל שורה נבדקת מול ההזמנה ומול הקבלה. הפרש נעצר עם הסבר קצר, למשל "חויבו 50 יחידות, התקבלו 40". מי שאחראי מאשר או מחזיר לספק.
קליטה רק אחרי התאמה
חשבונית שתואמת נקלטת ל-ERP מקושרת להזמנה ולקבלה. ההזנה היא השלב האחרון.
איך זה נראה על חשבוניות ספק בפריוריטי? קראו על קליטת חשבונית ספק פריוריטי. ועל ההבדל בין חילוץ נתונים לבין בדיקה מול ה-ERP, כתבתי על זה ב-IDP Magazine במאמר Beyond Extraction.
למי זה מתאים
- סמנכ"לי כספים וחשבים שרוצים ביטחון שכל חשבונית ששולמה תאמה להזמנה ולקבלה
- מנהלי הנהלת חשבונות ספקים שמטפלים במאות חשבוניות בחודש
- יצרנים, יבואנים ומפיצים עם רכש של סחורה פיזית
- מנהלי מערכות מידע שרוצים את הבדיקה בתוך ה-ERP ולא בגיליון מחוץ לו
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין התאמה תלת כיוונית להתאמה דו כיוונית?
דו כיוונית משווה חשבונית מול הזמנה בלבד. תלת כיוונית מוסיפה את תעודת הקבלה, ולכן תופסת גם משלוחים חלקיים וחשבוניות כפולות.
מה קורה כשיש הפרש קטן?
אפשר להגדיר סובלנות, למשל הפרש מחיר של עד כמה אחוזים שעובר בלי עצירה. מה שחורג נעצר עם הסבר.
האם צריך תעודת קבלה לכל חשבונית?
לרכש של סחורה פיזית, כן. לשירותים בלי מלאי מספיקה התאמה דו כיוונית מול ההזמנה.
כמה זמן לוקח להטמיע את זה?
עם דוקונברט, כ-10 ימי עבודה, בענן או על השרתים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון