ההבדל בין OCR לחשבוניות לבין עיבוד מסמכים חכם הוא שהראשון הופך תמונה לטקסט, והשני מבין מה המסמך, מי שלח אותו, ומה צריך לקרות איתו ב-ERP. OCR מוציא מהחשבונית מספרים ומילים. עיבוד מסמכים חכם מזהה שזו חשבונית של ספק מסוים, מוצא את הזמנת הרכש שלה, בודק מולה, ורק אז קולט.
השאלה הזו עולה כשמישהו בחברה מציע "נקנה סורק חשבוניות ונגמור עם ההקלדה". זה פותר חלק מהבעיה. במאמר הזה נסביר בקצרה מה OCR עושה טוב, איפה הוא נגמר, ולמה קליטת חשבוניות אוטומטית דורשת יותר מזיהוי תווים.
מה OCR עושה
הופך תמונה לטקסט
OCR מזהה תווים בסריקה או ב-PDF והופך אותם לטקסט שאפשר לחפש ולהעתיק. על חשבונית מודפסת וברורה הוא עובד טוב.
מחלץ שדות לפי מיקום
OCR לחשבוניות יודע למצוא מספר חשבונית, תאריך וסכום, בדרך כלל לפי תבנית שמגדירים לכל ספק. כשהספק משנה עיצוב, התבנית נשברת.
נגמר בטבלה
התוצאה היא קובץ או טבלה. מה עושים איתה, מי בודק אותה ואיך היא נכנסת ל-ERP, זה כבר לא עניין של ה-OCR.
מה עיבוד מסמכים חכם מוסיף
הבנה של המסמך בלי תבנית
מודל AI קורא את המסמך כמו שאדם קורא אותו. הוא מבין שזו חשבונית, שזה הספק, שאלה השורות, גם בפורמט שלא ראה קודם, בעברית ובאנגלית. בלי תבנית לספק.
זיהוי השולח
המערכת יודעת מי שלח, לפי המייל ולפי המסמך, ומפעילה את הכללים של אותו ספק.
בדיקה מול ה-ERP
כאן ההבדל האמיתי. עיבוד מסמכים חכם מוצא את הזמנת הרכש ותעודת הקבלה ב-ERP ובודק מולן שורות, כמויות ומחירים. מה שלא תואם נעצר עם הסבר. OCR לא יכול לעשות את זה, כי הוא לא מחובר ל-ERP.
קליטה רק אחרי התאמה
המסמך נכנס ל-ERP כרשומה מקושרת, רק אחרי שעבר את הבדיקה. לא כטבלה שמישהו צריך לייבא.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP, והיא שייכת לקבוצה השנייה. החיבור ישיר ודו-כיווני, לפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, ל-Oracle Fusion Cloud ERP דרך החיבור הישיר של דוקונברט. ככה נראית חשבונית אחת.
החשבונית מגיעה למייל
כ-PDF, כסריקה או כצילום.
דוקונברט מבינה את המסמך ומזהה את הספק
בלי תבנית. זה עובד על חשבוניות, הזמנות לקוח, תעודות משלוח ותיקי יבוא, כי המודל מבין את המסמך ולא רק קורא תווים.
דוקונברט מוצאת את הרשומה ב-ERP ובודקת
הזמנת רכש, תעודת קבלה, שורות, מחירים, סכומים. מה שלא תואם נעצר.
הקליטה
מה שתואם נקלט ל-ERP כחשבונית ספק מקושרת להזמנה.
למי זה מתאים
חברות ששקלו סורק חשבוניות ורוצות להבין מה הן מקבלות ומה לא.
מחלקות כספים שהבעיה שלהן היא הבדיקה מול ההזמנה, לא רק ההקלדה.
מנהלי מערכות מידע שמחפשים פתרון אחד למסמכים בעברית ובאנגלית, בלי תבניות לספק.
שאלות ותשובות
האם עיבוד מסמכים חכם משתמש ב-OCR?
כן, זיהוי התווים הוא שלב אחד בתהליך. ההבדל הוא במה שקורה אחרי, הבנת המסמך, זיהוי השולח והבדיקה מול ה-ERP.
האם OCR מספיק לחברה קטנה?
אם יש מעט חשבוניות וכל הבדיקה נעשית ממילא ביד, אולי. ברגע שיש עשרות חשבוניות בחודש והזמנות רכש בפריוריטי או ב-Oracle Fusion, הבדיקה מול ההזמנה היא רוב העבודה.
מה עם חשבוניות בעברית?
עיבוד מסמכים חכם של דוקונברט קורא עברית ואנגלית באותו מסמך, בלי תבנית.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון