סריקת חשבוניות פריוריטי נשמעת כמו הפתרון. קונים סורק, מעבירים את החשבוניות, והנה הן במחשב. ואז מתברר שהעבודה האמיתית רק מתחילה.
מישהו עדיין פותח כל קובץ סרוק, מחפש את הזמנת הרכש, משווה שורות ומקליד בפריוריטי. הסריקה חסכה את הנייר, לא את השעות. והקובץ הסרוק עצמו עדיין צריך להיות מצורף לרשומה הנכונה. במאמר הזה נפרק מה סריקה צריכה לעשות כדי לחסוך עבודה, ואיך זה נראה כשהחשבונית נבדקת מול ההזמנה לפני שהיא נקלטת.
אם אתם בוחרים עכשיו כלי, שווה לקרוא גם איך לבחור מערכת קליטת חשבוניות לפני שמחליטים. ההחלטה על סורק נראית קטנה, אבל היא קובעת כמה עבודה ידנית תישאר אחריו בכל חודש.
מה סורק רגיל עושה ומה הוא לא עושה
הוא מייצר קובץ, לא רשומה
הסורק מוציא PDF או תמונה. בפריוריטי עדיין אין חשבונית, יש קובץ בתיקייה. כל מה שקורה מהקובץ ועד הרשומה הוא עבודה של בן אדם, ובדרך כלל של אותו בן אדם שהיה מקליד גם בלי הסורק.
OCR קורא אותיות, לא הקשר
גם סורק עם OCR יודע שיש מספר על הדף. הוא לא יודע אם זה מספר חשבונית, מספר הזמנה או מספר ח.פ. ההבדל בין OCR לחשבוניות לבין עיבוד מסמכים חכם הוא בדיוק כאן, בהבנה של מה כל שדה אומר.
הוא לא מכיר את ההזמנה
הסורק לא פותח את הזמנת הרכש. הוא לא יודע שהמחיר בחשבונית שונה ממה שהוסכם, או שהכמות גבוהה ממה שנקלט במחסן. מישהו צריך לבדוק, וזה החלק שלוקח זמן. בלי הבדיקה הזאת, הסריקה רק מזיזה את העבודה ממקום למקום.
מה קורה במשרד אחרי הסריקה
איתור ההזמנה
פותחים את פריוריטי, מחפשים לפי ספק, לפי תאריך, לפי סכום. לפעמים יש כמה הזמנות פתוחות לאותו ספק, ולא ברור לאיזו החשבונית שייכת. ואם הספק כתב בחשבונית את מספר ההזמנה שלו ולא שלכם, החיפוש מתחיל מאפס.
השוואת שורות
כמות מול כמות, מחיר מול מחיר, מע"מ, הנחה, הובלה. בחשבונית ארוכה זה זמן של תשומת לב מלאה, ובדיוק שם נופלות הטעויות הקטנות. שורה שנדלגה, ספרה שהתחלפה, הנחה שלא ירדה.
הקלדה ותיוק
ואז מקלידים את מה שנבדק, מצרפים את הקובץ הסרוק, ומתייקים. בסוף היום הסריקה חסכה דקה והותירה שעה. זה המצב ברוב המשרדים שסורקים, והוא לא משתנה כשקונים סורק מהיר יותר.
התיקונים
חשבונית שנקלטה עם מחיר שגוי מתגלה בסוף החודש. מבטלים, מתקנים, מתקשרים לספק. כל תיקון כזה עולה יותר מההקלדה שנחסכה.
מה סריקה צריכה לעשות כדי לחסוך עבודה
להבין מי הספק
לפי המייל ולפי המסמך, גם לספק חדש, בלי להגדיר תבנית. אם הספק שינה עיצוב, זה לא אמור להפיל כלום. סורק עם תבניות נופל בדיוק כאן, כי כל שינוי קטן בעיצוב דורש תיקון.
למצוא את ההזמנה והקבלה בפריוריטי
בעצמה, לפי מספר ההזמנה בחשבונית או לפי הספק והפריטים. בלי שמישהו מחפש. אם יש כמה הזמנות אפשריות, החשבונית מחכה להחלטה ולא נכנסת להזמנה הלא נכונה.
לבדוק לפני שקולטים
שורות, כמויות, מחירים, סכומים. מה שלא תואם נעצר עם הסבר קצר. מה שתואם נקלט כחשבונית ספק מקושרת להזמנה. ההבדל בין סריקה שחוסכת עבודה לסריקה שרק מייצרת קבצים הוא השלב הזה.
להשאיר את הצוות לחריגים
זה מה שמוריד את העבודה. לא לקרוא מהר יותר, אלא לבדוק לבד ולהביא לאדם רק מה שדורש החלטה.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא לא מחליפה את הסורק, היא מחליפה את מה שבא אחריו. החיבור לפריוריטי הוא דו-כיווני, דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים. דוקונברט קוראת מפריוריטי את ההזמנה והקבלה, וכותבת אליו את החשבונית רק אחרי הבדיקה. ככה נראית חשבונית אחת.
החשבונית מגיעה
במייל כ-PDF, או כסריקה שמישהו העלה. שני המקרים נראים אותו דבר למערכת. אין תיקיות מיוחדות ואין שמות קבצים לפי כללים.
דוקונברט מזהה את הספק
לפי כתובת המייל ולפי המסמך. ספק חדש עובד מהחשבונית הראשונה, בעברית או באנגלית. הכללים של אותו ספק, למשל מי מאשר חריגות, מופעלים אוטומטית.
דוקונברט שולפת את ההזמנה והקבלה מפריוריטי
ובודקת כל שורה. מחיר שונה, כמות גבוהה מהקבלה או פריט לא מוכר נעצרים עם סיבה. שורה שתואמת ממשיכה.
החשבונית נקלטת בפריוריטי
כחשבונית ספק מקושרת להזמנה, עם הקובץ המקורי מצורף. ככה נראית קליטת חשבונית ספק פריוריטי מהמייל ועד הרשומה, בלי שמישהו הקליד שורה.
הצוות רואה רק חריגים
רשימה קצרה של חשבוניות שמחכות להחלטה, עם הסיבה ליד כל אחת. את השאר אף אחד לא צריך לפתוח. זה השינוי שמרגישים בייעול מחלקת הכספים כבר בחודש הראשון, פחות הקלדה ויותר זמן לבדיקות שחשובות.
למי זה מתאים
מחלקות כספים על פריוריטי שסורקות היום חשבוניות ומקלידות אותן אחרי הסריקה.
חשבים ומנהלי כספים שרוצים שכל חשבונית תיבדק מול ההזמנה והקבלה לפני שהיא נקלטת.
מנהלי רכש שמקבלים טלפונים מהנהלת החשבונות על הפרשי מחיר שהתגלו מאוחר.
מנהלי מערכות מידע שמחפשים חיבור ישיר לפריוריטי בלי פיתוח ובלי כלי ביניים.
חברות עם מאות חשבוניות ספק בחודש, שבהן כל דקה לחשבונית מצטברת לימי עבודה.
שאלות ותשובות
צריך לזרוק את הסורק?
לא. חשבוניות נייר ממשיכות להיסרק, וחשבוניות מהמייל לא צריכות סריקה בכלל. ההבדל הוא שאחרי הסריקה אף אחד לא מקליד, הבדיקה והקליטה נעשות לבד.
מה עם חשבוניות באנגלית או במטבע זר?
דוקונברט קוראת עברית ואנגלית באותו מסמך, ובודקת מטבע וסכום מול ההזמנה בפריוריטי. ספק מחו"ל חדש עובד מהחשבונית הראשונה.
האם צריך תבנית לכל ספק?
לא. אין תבניות. ספק חדש או ספק ששינה עיצוב עובדים בלי הגדרה מראש.
כמה זמן לוקחת ההטמעה?
כ-10 ימי עסקים בדרך כלל. מתחילים מתיבת מייל אחת או מקבוצת ספקים ומרחיבים.
מה קורה עם חשבונית בלי הזמנת רכש?
היא נעצרת עם הסבר, והצוות מחליט אם לקלוט אותה כחשבונית בלי הזמנה או להחזיר לספק. שום דבר לא נקלט בלי שעבר את הבדיקה שהגדרתם.
איפה רואים את זה בסביבת פריוריטי?
דוקונברט רשומה ב-Priority Market, ושם מפורט החיבור לפריוריטי וסוגי המסמכים שנתמכים.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון