בכל מחסן יש ערימה של תעודות משלוח שמחכות למישהו. הסחורה הגיעה, הנהג נסע, והתעודה שוכבת על השולחן עד שיהיה זמן. מישהו צריך לפתוח את הזמנת הרכש בפריוריטי, לעבור שורה שורה, ולהקליד כמויות.
הבעיה מתגלה מאוחר. בחשבונית הספק מופיעה כמות אחת, בתעודת הקבלה נרשמה כמות אחרת, ועכשיו צריך למצוא את התעודה המקורית ולהבין מי צדק. במאמר הזה נראה איך תעודות משלוח של ספקים נכנסות לפריוריטי בלי הקלדה, ולמה הבדיקה מול ההזמנה חשובה יותר מהחילוץ של השדות.
זה חלק מתמונה רחבה יותר של אוטומציה בפריוריטי, אבל תעודת המשלוח היא המקום שבו הכי קל להתחיל. היא נוגעת במחסן, ברכש ובכספים באותו רגע, וכל טעות בה מתגלגלת קדימה.
למה תעודות משלוח נתקעות במחסן
התעודה מגיעה בשלושה ערוצים
עם הנהג כנייר, במייל כ-PDF, ולפעמים כצילום בוואטסאפ. כל ערוץ מטופל אחרת, ואף אחד מהם לא מגיע ישר לפריוריטי. מישהו צריך לאסוף, לסרוק ולהעביר.
ההקלדה נעשית בזמן הלא נכון
בשעת קבלת סחורה המחסן עסוק. הנהג מחכה, המלגזה עובדת, ואין זמן לפתוח את פריוריטי. התעודה מחכה לסוף היום, ובינתיים הסחורה כבר על המדף בלי תעודת קבלה.
הטעות נמצאת רק כשהחשבונית מגיעה
חוסר של כמה יחידות או פריט שהוחלף לא מתגלים בקבלה. הם מתגלים שבועות אחרי, כשהנהלת החשבונות מנסה לסגור את החשבונית מול ההזמנה. ואז מתחילים טלפונים לספק ולמחסן.
כל ספק כותב אחרת
אחד כותב מק"ט שלו, השני את המק"ט שלכם, השלישי רק תיאור. יחידות מידה משתנות, ולפעמים הכמות היא בקרטונים ולא ביחידות. מי שמקליד צריך לתרגם בראש.
מה תעודת משלוח של ספק צריכה לעבור לפני פריוריטי
זיהוי הספק
לפי כתובת המייל ולפי המסמך עצמו. בלי תבנית לכל ספק, גם כשספק חדש שולח תעודה בפעם הראשונה. אם הזיהוי לא ברור, התעודה מחכה להחלטה ולא נכנסת לספק הלא נכון.
מציאת הזמנת הרכש הפתוחה
מספר ההזמנה מופיע בתעודה, ואם לא, מוצאים אותה לפי הספק, הפריטים והתאריך. תעודה בלי הזמנה מתאימה נעצרת. זה חשוב, כי קבלה בלי הזמנה היא בדיוק מה שמסבך את סגירת החשבונית אחר כך.
בדיקה שורה מול שורה
פריט, כמות, יחידת מידה. מה שסופק פחות, יותר או אחרת מההזמנה מסומן עם הסבר קצר. אספקה חלקית נרשמת כחלקית, והשאר נשאר פתוח בהזמנה.
יצירת תעודת קבלה מקושרת
רק אחרי שהבדיקה עברה נוצרת בפריוריטי תעודת קבלה שמקושרת להזמנה. ככה החשבונית שתגיע אחר כך תתאים לקבלה, וזו בדיוק ההתאמה התלת כיוונית שמחלקת הכספים צריכה כדי לשלם בלי לבדוק ידנית.
מה משתנה כשתעודות המשלוח נקלטות ביום הקבלה
המלאי נכון באותו יום
מה שהגיע למחסן מופיע בפריוריטי לפני שהוא יוצא לייצור או ללקוח. התכנון עובד על מספרים אמיתיים, לא על מה שהיה אמור להגיע.
החשבונית נסגרת בלי טלפונים
כשהקבלה כבר נכונה, החשבונית שמגיעה אחריה מתאימה או לא מתאימה, ורואים את זה מיד. אין צורך לחפש את התעודה המקורית בתיקייה ולשאול את המחסן מה באמת הגיע.
הספק מקבל תשובה מהר
חוסר או פריט שגוי מתגלים ביום המשלוח, כשעוד אפשר לתקן. הספק מקבל פנייה מסודרת עם מספר התעודה והשורה, ולא ויכוח על חשבונית חודש אחרי.
הצוות עובד על חריגים
במקום להקליד כל תעודה, המחסן והרכש מטפלים רק במה שלא תאם. זה הזמן שחוזר אליהם.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא קוראת תעודות משלוח כפי שהן מגיעות, בודקת אותן מול פריוריטי, וקולטת רק מה שתואם. החיבור הוא דו-כיווני, דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים. ככה נראית תעודה אחת.
התעודה מגיעה
במייל מהספק, או כסריקה שהמחסן מעלה בסוף הקבלה. אין צורך למיין, לשנות שם לקובץ או לשמור בתיקייה מסוימת.
דוקונברט מזהה את הספק ואת ההזמנה
לפי השולח, לפי המסמך ולפי מספר ההזמנה. ההזמנה הפתוחה נשלפת מפריוריטי, כולל שורות שכבר סופקו בחלקן. פריט שכתוב במק"ט של הספק מתורגם למק"ט שלכם לפי הקישור שכבר קיים בפריוריטי.
כל שורה נבדקת
כמות שסופקה מול כמות שהוזמנה ומול מה שכבר נקלט. פריט לא מוכר, כמות גבוהה מההזמנה או יחידת מידה שלא מסתדרת נעצרים עם סיבה קצרה. הצוות רואה רק את השורות האלה.
תעודת הקבלה נוצרת בפריוריטי
מקושרת להזמנת הרכש, עם הכמויות שאושרו, והקובץ המקורי מצורף. אם הספק כתב בתעודה תאריך אספקה חדש לשאר ההזמנה, זה אותו עיקרון שעובד בעדכון תאריכי אספקה בהזמנות רכש, הנתון מגיע מהמסמך ונכנס להזמנה.
החשבונית סוגרת את המעגל
כשחשבונית הספק מגיעה, היא נבדקת מול ההזמנה ומול הקבלה שכבר קיימת ונכונה. זו קליטת חשבונית ספק פריוריטי בלי הקלדה, כי העבודה הקשה נעשתה כבר ביום שהסחורה הגיעה.
למי זה מתאים
מנהלי מחסן ותפעול שמקבלים עשרות משלוחים בשבוע ולא מספיקים לקלוט אותם ביום הקבלה.
מנהלי רכש שרוצים לדעת באותו יום מה סופק בחלקו, מה חסר ומה הגיע בלי הזמנה.
חשבים ומנהלי כספים שנמאס להם לרדוף אחרי תעודות קבלה כדי לסגור חשבוניות ספק.
מנהלי מערכות מידע בחברות על פריוריטי שמחפשים חיבור ישיר, בלי פיתוח ובלי כלי ביניים.
שאלות ותשובות
מה קורה אם בתעודת המשלוח אין מספר הזמנת רכש?
דוקונברט מחפשת את ההזמנה לפי הספק, הפריטים והתאריכים. אם יש כמה הזמנות אפשריות או אף אחת, התעודה נעצרת ומישהו מהצוות בוחר.
ואם הספק סיפק יותר מההזמנה?
השורה נעצרת עם הסבר. אפשר להגדיר כללים לכל ספק, ומה שלא עומד בהם מחכה לאישור של מנהל הרכש.
האם זה עובד גם עם תעודות נייר שנסרקות במחסן?
כן. סריקה, צילום או PDF מהמייל נקראים באותה דרך. אין צורך בתבנית לכל ספק, וספק חדש עובד מהתעודה הראשונה.
כמה זמן לוקח להתחיל?
הטמעה טיפוסית של דוקונברט היא כ-10 ימי עסקים. אפשר להתחיל מספק אחד או ממחסן אחד ולהרחיב משם.
איפה אפשר לראות את דוקונברט בסביבת פריוריטי?
דוקונברט רשומה ב-Priority Market, ומשם אפשר לקרוא על החיבור ועל סוגי המסמכים הנתמכים, כולל תעודות משלוח.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון