בכל מחלקת כספים יש מישהו שמנהל חשבוניות ספקים בראש. איזו חשבונית מחכה לקניין, איזו נתקעה אצל מנהל המחלקה, איזו הגיעה פעמיים. אוטומציה לניהול חשבוניות נועדה בדיוק לזה, שהמידע הזה יהיה במערכת ולא בראש של אדם אחד.
קליטה היא רק ההתחלה. על קליטת חשבוניות אוטומטית כתבנו בנפרד. כאן מדובר במה שקורה אחרי שהחשבונית במערכת. מי בודק, מי מאשר, מה קורה כשמשהו לא תואם, ואיך נראה סוף החודש כשלא צריך לרדוף אחרי אף אחד.
במאמר הזה נעבור על החלקים של ניהול חשבוניות שגוזלים את הזמן, מה האוטומציה צריכה לכסות, ואיך זה נראה בפועל.
איפה הזמן באמת הולך
לחפש את ההזמנה
החשבונית הגיעה, אבל מספר ההזמנה חסר או שגוי. מישהו מתקשר לספק או מחפש לפי הפריטים. עשר דקות לחשבונית, מאה חשבוניות בחודש.
לרדוף אחרי אישורים
החשבונית נשלחה למנהל המחלקה לאישור ומחכה שם. אף אחד לא יודע כמה זמן. בסוף החודש מתחיל סבב טלפונים.
לטפל בחשבוניות כפולות
הספק שלח את אותה חשבונית פעמיים, פעם במייל ופעם דרך הסוכן. אם אף אחד לא שם לב, היא משולמת פעמיים.
לענות לספקים
הספק מתקשר לשאול מה עם החשבונית. מישהו צריך לחפש אותה, לבדוק את הסטטוס ולחזור אליו. לפעמים מתברר שהחשבונית בכלל לא הגיעה, ולפעמים שהיא שוכבת שבועיים בתיבה של מישהו שיצא לחופש.
להשוות ביד מול תעודת הקבלה
גם כשההזמנה נמצאה, צריך לוודא שהסחורה הגיעה. מישהו פותח את תעודת הקבלה, משווה כמויות, ומגלה שהמשלוח היה חלקי. עכשיו צריך להחליט מה משלמים ומה מחכה.
מה האוטומציה צריכה לכסות
כל חשבונית מקושרת להזמנה
עוד לפני שמישהו רואה אותה. בלי הזמנה מתאימה, החשבונית נעצרת עם הערה. ככה עובדת התאמת חשבונית ספק להזמנת רכש בפריוריטי, והיא החלק הראשון של ניהול מסודר.
חריגים מגיעים לאדם הנכון
הפרש מחיר הולך לקניין. תעודת קבלה שחסרה הולכת למחסן. חשבונית כפולה נעצרת אצל הנהלת החשבונות. כל אחד עם סיבה כתובה, לא עם סימון אדום בלבד. מי שמקבל את החריג רואה מיד את המספר בחשבונית ליד המספר בהזמנה, בלי לפתוח שני מסכים.
סטטוס ברור לכל חשבונית
נקלטה, נעצרה, ממתינה להחלטה, אושרה. בתוך ה-ERP, לא בטבלת אקסל בצד.
מה שתואם לא מחכה לאף אחד
חשבונית ששורותיה תואמות להזמנה ולקבלה נקלטת ומוכנה לתשלום. אין סיבה שאדם יאשר ביד משהו שהמערכת כבר בדקה מול ההזמנה שהקניין אישר.
כפילויות נעצרות לפני התשלום
מספר חשבונית שכבר נקלט אצל אותו ספק נעצר מיד. לא משנה אם הוא הגיע במייל אחר, בפורמט אחר או חודש אחרי.
כל החלטה רשומה
מי אישר הפרש מחיר, מתי ולמה. כשרואה החשבון שואל בסוף השנה, התשובה כבר במערכת, ליד החשבונית.
מה משתנה במחלקה
סוף החודש נראה אחרת
החשבוניות הפתוחות הן רק החריגים, וכל אחד מהם כבר אומר למה הוא פתוח. אין ערימה לא מסודרת ואין סבב טלפונים. מי שסוגר את החודש יודע כבר באמצע החודש מה עוד פתוח, ויכול לטפל בזה בזמן במקום ביום האחרון.
הקניין רואה את ההפרש בזמן
הפרש מחיר עולה ביום שהחשבונית מגיעה, לא שבועיים אחרי. אפשר עוד לדבר עם הספק, כל עוד ההזמנה הבאה לא יצאה.
הספק מקבל תשובה מיד
הסטטוס של החשבונית נמצא במערכת. מי שעונה לטלפון רואה אותו בלי לחפש, ויודע להגיד לספק בדיוק מה חסר.
הביקורת נהיית פשוטה
כל חשבונית מקושרת להזמנה ולקבלה, וכל חריג מתועד עם ההחלטה שהתקבלה. רואה החשבון לא צריך לבקש קלסרים, והחשב לא צריך לשחזר מהזיכרון למה שולם מחיר מסוים.
הנהלת החשבונות עוסקת בהחלטות
לא בהקלדה ולא ברדיפה. זה השינוי שמחלקות כספים מתארות כשהן מספרות על ייעול מחלקת הכספים אחרי שהתהליך סודר.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. היא מתחברת ישירות לפריוריטי דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תוכנת ביניים. ככה נראה חודש של חשבוניות.
החשבוניות מגיעות במייל
מכל ספק, בכל פורמט. אף אחד לא מעביר אותן לתיקייה ולא פותח אותן אחת אחת.
דוקונברט מזהה כל ספק ומוצאת את ההזמנה
לפי כתובת המייל והמסמך. ההזמנה ותעודת הקבלה נשלפות מפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, שעובד בשני הכיוונים. על מה זה אומר כתבנו במאמר על אינטגרציה דו-כיוונית ל-ERP.
מה שתואם נקלט
חשבונית שכל שורותיה תואמות להזמנה ולקבלה נקלטת בפריוריטי, מקושרת להזמנה, עם סטטוס ברור.
מה שלא תואם נעצר עם סיבה
נניח שמתוך 120 חשבוניות בחודש, 14 נעצרות. שש בגלל הפרש מחיר, חמש בגלל קבלה שחסרה, שתיים כפולות, אחת בלי הזמנה. כל אחת מחכה לאדם המתאים עם ההסבר שלה.
סוף החודש
מי שסוגר את החודש פותח רשימה של 14 חשבוניות, לא ערימה של 120. וליד כל אחת כתוב למה היא שם. ככה נראית קליטת חשבונית ספק בפריוריטי בלי הקלדה כשמסתכלים עליה ברמת החודש ולא ברמת החשבונית.
למי זה מתאים
חשבים ומנהלי כספים שרוצים לדעת בכל רגע איזו חשבונית פתוחה ולמה.
מנהלות ומנהלי הנהלת חשבונות ספקים עם מאות חשבוניות בחודש וסבב אישורים מתיש.
מנהלי רכש שרוצים לראות הפרשי מחיר ביום שהם קורים.
מנהלי מערכות מידע בחברות על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3.
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין קליטת חשבוניות לניהול חשבוניות?
קליטה היא הכנסת החשבונית ל-ERP אחרי בדיקה. ניהול הוא כל מה שאחרי, סטטוס, חריגים, אישורים ותשלום. שניהם צריכים לקרות באותו מקום.
האוטומציה מחליפה את תהליך האישורים שלנו?
לא. היא מסירה מהתהליך את החשבוניות שכבר תואמות להזמנה מאושרת, ומשאירה לאנשים את ההחלטות שבאמת צריכות אדם.
מה קורה עם חשבונית בלי הזמנת רכש?
היא נעצרת עם הערה. אפשר להגדיר שחשבוניות של ספקים מסוימים, למשל שירותים חודשיים, יטופלו אחרת.
איפה רואים את דוקונברט בסביבת פריוריטי?
ב-Priority Market, עם פירוט החיבור וסוגי המסמכים.
כמה זמן לוקחת ההטמעה?
הטמעה טיפוסית לוקחת כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון