התאמת חשבונית ספק להזמנת רכש בפריוריטי נעשית אוטומטית כשמערכת מזהה את הספק, מאתרת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה בפריוריטי, ומשווה את שלושת המסמכים שורה מול שורה. דוקונברט עושה את זה מהמייל, ורק אחרי שהחשבונית תואמת למה שהוזמן ולמה שהתקבל היא נקלטת לפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי.
על הנייר זה תהליך פשוט. הזמנתם, קיבלתם, הספק שלח חשבונית, משלמים. בפועל, במחלקת הכספים מישהו פותח את החשבונית, מחפש את ההזמנה בפריוריטי, פותח את תעודת הקבלה מהמחסן, ומשווה בין שלושתן ביד. עם 200 חשבוניות בחודש זה עבודה של ימים, ועדיין נכנסות טעויות.
כאן נסביר מה זו התאמה תלת כיוונית בשפה פשוטה, איפה היא נשברת כשעושים אותה ביד, ואיך היא עובדת אוטומטית בפריוריטי.
מה זו התאמה תלת כיוונית בשפה פשוטה
שלושה מסמכים, שאלה אחת
האם מה שהספק מחייב עליו הוא מה שהזמנתם ומה שבאמת הגיע למחסן. שלושת המסמכים עונים על זה יחד.
הזמנת הרכש
מה סיכמתם עם הספק. פריטים, כמויות, מחיר ליחידה, תנאי תשלום. זו נקודת הייחוס.
תעודת הקבלה
מה המחסן באמת קיבל. כמות שהגיעה, תאריך, ולפעמים גם מה נדחה או הגיע פגום.
חשבונית הספק
מה הספק מבקש שתשלמו. היא צריכה להתאים לשני המסמכים הקודמים, לא רק לאחד מהם.
מה משתבש כשעושים את זה ביד
ההתאמה נעשית על הסכום, לא על השורות
כשאין זמן, בודקים שהסכום הכולל דומה ומאשרים. הפרש של כמה שקלים בשורה אחת נבלע, וחודשיים אחר כך מגלים שמחיר היחידה עלה בלי שאף אחד אישר.
תעודת הקבלה לא תמיד בפריוריטי בזמן
המחסן קולט את הסחורה, אבל התעודה נסגרת יום אחרי. החשבונית כבר על השולחן, ומישהו מאשר אותה לפי ההזמנה בלבד.
חריגות נפוצות שעוברות
- כמות בחשבונית גבוהה ממה שהתקבל
- מחיר יחידה שונה מההזמנה
- פריט שלא מופיע בהזמנה בכלל
- חשבונית כפולה על אותה אספקה
- משלוח חלקי שחויב כמשלוח מלא
העלות האמיתית
זה לא רק הזמן. זה תשלומים כפולים, אשראי ספק שלא נגבה, ומחלקת כספים שמתעסקת בבירורים במקום בניהול.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל פריוריטי. היא מבינה את החשבונית, בודקת אותה מול ההזמנה ותעודת הקבלה בפריוריטי, ורק אז קולטת. ככה זה נראה על חשבונית אחת.
החשבונית מגיעה במייל
הספק שולח PDF לתיבת הכספים. דוקונברט קוראת אותו כמו שהוא, בלי תבנית לספק. גם ספק חדש עובד מהחשבונית הראשונה.
זיהוי הספק ואיתור ההזמנה
דוקונברט מזהה מי הספק ומאתרת את הזמנת הרכש בפריוריטי, לפי מספר ההזמנה בחשבונית או לפי הספק והפריטים כשאין מספר. דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, היא גם מוצאת את תעודת הקבלה שנפתחה על אותה הזמנה.
בדיקה צולבת שורה מול שורה
- פריט וכמות בחשבונית מול ההזמנה ומול מה שהתקבל
- מחיר יחידה מול ההזמנה
- סכום, מע"מ ומטבע מול ההזמנה
- האם כבר נקלטה חשבונית על אותה תעודת קבלה
חריגה נעצרת עם סיבה פשוטה
כשיש הפרש, החשבונית לא נכנסת. מי שאחראי מקבל הסבר קצר, למשל "חויבו 120 יחידות, התקבלו 100". אפשר לאשר, לתקן, או לחזור לספק, בלי לפתוח 3 מסמכים.
קליטה לפריוריטי
חשבונית שתואמת לשלושת המסמכים נקלטת אוטומטית לפריוריטי, מקושרת להזמנה ולתעודת הקבלה. החיבור ישיר, בלי תוכנת ביניים, והנתונים נשארים בסביבה שלכם.
רוצים להעמיק בצד של החשבונית עצמה? יש לנו עמוד על קליטת חשבונית ספק פריוריטי.
ועל התמונה הרחבה יותר, קראו איך להפוך את הנהלת החשבונות לאוטונומית עם אוטומציה בפריוריטי.
מה משתנה במחלקת הכספים
מאשרים חריגות, לא חשבוניות
רוב החשבוניות תואמות ונכנסות לבד. הזמן של הצוות הולך לחריגות שבאמת דורשות החלטה.
הבדיקה קורית ביום שהחשבונית הגיעה
לא בסוף החודש ולא לפני התשלום. הספק מקבל תשובה מהר, ואתם יודעים איפה כל חשבונית עומדת.
ההטמעה קצרה
כ-10 ימי עבודה. דוקונברט רשומה ב-Priority Market כשותף טכנולוגי של פריוריטי, בלי פיתוח מיוחד בצד שלכם.
למי זה מתאים
- סמנכ"לי כספים וחשבי חברה שרוצים לדעת שכל חשבונית ששולמה תאמה להזמנה ולקבלה
- מנהלי הנהלת חשבונות ספקים שמטפלים במאות חשבוניות בחודש
- מנהלי רכש שרוצים לראות הפרשי מחיר מול ההזמנה ברגע שהם קורים
- מנהלי מערכות מידע שמעדיפים חיבור ישיר לפריוריטי במקום עוד כלי ביניים
שאלות ותשובות
מה קורה אם תעודת הקבלה עדיין לא נפתחה בפריוריטי?
החשבונית נעצרת עם הסבר שהקבלה חסרה. כשהמחסן סוגר את התעודה, הבדיקה מתבצעת והחשבונית נקלטת.
מה אם החשבונית מתייחסת לכמה הזמנות?
דוקונברט מתאימה כל שורה להזמנה שלה. חשבונית אחת יכולה להיסגר מול כמה הזמנות וכמה תעודות קבלה.
האם אפשר להגדיר סובלנות להפרשים קטנים?
כן. אפשר להגדיר כללים לפי ספק, למשל הפרש של עד כמה אחוזים במחיר שעובר בלי עצירה. מה שחורג מהכלל נעצר.
האם זה עובד גם עם חשבוניות סרוקות?
כן. דוקונברט מבינה PDF, סריקות ותמונות של חשבוניות, בלי תבנית לכל ספק.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון