אוטומציה של מסמכי מכס עובדת כך. רשימון היבוא וחשבונית עמיל המכס מגיעים במייל, מערכת כמו דוקונברט מזהה מי שלח, מאתרת את תיק היבוא והמשלוח ב-ERP, בודקת שהמסמכים תואמים למה שבתיק, ורק אז קולטת אותם. ההקלדה הידנית נעלמת, והבדיקה נעשית לפני שהנתונים נכנסים, לא אחרי.
היום ברוב חברות היבוא זה עדיין עובד אחרת. עמיל המכס שולח את הרשימון ואת החשבונית שלו במייל, מישהו במשרד מוריד את הקבצים, מחפש את תיק היבוא במערכת, ומקליד מסים, אגרות ועלויות שורה אחרי שורה. אחר כך צריך לבדוק שהרשימון באמת מתייחס למשלוח הזה ושהסכומים נכונים. לרוב אין זמן, אז הבדיקה מדלגת.
במאמר הזה נסביר מה יש במסמכי המכס, איפה התהליך הידני מועד, ואיך רשימון וחשבונית עמיל נכנסים ל-ERP בלי הקלדה.
אילו מסמכי מכס מגיעים ומה יש בהם
רשימון היבוא
המסמך שעמיל המכס מגיש למכס ומעביר אליכם אחרי השחרור. יש בו פרטי המשלוח, שטר המטען, סיווג הפריטים, ערך הטובין, מכס ומע"מ ששולמו.
חשבונית עמיל המכס
החיוב של העמיל. חלק מהשורות הן הוצאות שהוא שילם בשבילכם, מכס, מע"מ, אגרות נמל, וחלק הן שכר הטרחה והשירותים שלו.
מסמכים נלווים
חשבונית ההובלה מהמשלח
אישורי תקן ותעודות מקור
הצהרות ערך ופירוט מטבע
למה הם מסובכים
כל עמיל כותב אחרת. הרשימון בפורמט של רשות המסים, החשבונית בפורמט של העמיל, וההובלה בפורמט של המשלח. כולם מתייחסים לאותו משלוח, אבל אף אחד מהם לא אומר את זה באותה צורה.
איפה התהליך הידני מועד
השיוך לתיק נעשה מהזיכרון
מי שמטפל צריך לדעת שרשימון עם מספר שטר מטען מסוים שייך לתיק יבוא מסוים. כשיש 30 תיקים פתוחים, זה חיפוש בכל פעם.
ההקלדה היא רק חצי מהעבודה
אחרי שמקלידים את המכס והמע"מ, צריך לפזר את העלויות על הפריטים כדי לקבל עלות נחיתה. מי שמקליד ביד לרוב מכניס סכום אחד כללי, והעלות לפריט לא מדויקת.
הבדיקה מול הרשימון לא קורית
סכום המכס בחשבונית העמיל שונה ממה שכתוב ברשימון
ערך הטובין ברשימון לא תואם לחשבונית הספק בתיק
חיוב כפול של אגרה שכבר הופיעה בחשבונית ההובלה
רשימון שמתייחס למשלוח של תיק אחר
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. היא מבינה את המסמך, בודקת אותו מול תיק היבוא, ורק אז קולטת. ככה זה נראה על רשימון אחד.
המסמכים מגיעים במייל
עמיל המכס שולח את הרשימון ואת החשבונית שלו, לפעמים באותו מייל ולפעמים בנפרד. דוקונברט קוראת אותם בלי תבנית לכל עמיל. עמיל חדש עובד מהמסמך הראשון.
זיהוי מי שלח ושיוך למשלוח
דוקונברט מזהה את העמיל, ומאתרת את תיק היבוא לפי מספר שטר המטען, המכולה, הספק או מספר התיק שמופיע במסמך. אם הרשימון לא תואם לאף תיק פתוח, הוא נעצר ולא נכנס לתיק הלא נכון.
בדיקה מול תיק היבוא
פריטי הרשימון וערך הטובין מול חשבונית הספק שכבר בתיק
המכס והמע"מ בחשבונית העמיל מול הסכומים ברשימון
אגרות והובלה מול מה שכבר נקלט מהמשלח, כדי למנוע חיוב כפול
שכר הטרחה של העמיל מול ההסכם או ההזמנה הפתוחה
עצירה עם סיבה פשוטה
כשמשהו לא מתאים, דוקונברט עוצרת ומסבירה. למשל "המע"מ בחשבונית העמיל גבוה מהרשימון" או "ערך הטובין ברשימון נמוך מחשבונית הספק בתיק". מי שמטפל מקבל שאלה ברורה, לא 3 קבצים לפתוח.
קליטה ל-ERP
רק אחרי שהכול תואם, המסמכים נכנסים לתיק היבוא, והעלויות מתפזרות על הפריטים לפי הכללים שלכם. בפריוריטי זה נעשה דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי. ב-Oracle Fusion Cloud ERP דרך חיבור ישיר. בלי תוכנת ביניים, והנתונים לא יוצאים מהסביבה שלכם.
ככה זה נראה אצל לקוח, בסיפור של iDigital על קליטת רשימון מכס אוטומטית.
ועל התיק כולו, חשבונית ספק, פקינג ליסט ושטר מטען, קראו איך קול טימבר ביטלו בדיקות ידניות בתיקי יבוא.
מה זה משנה למי שמנהל יבוא
עלות נחיתה אמיתית לכל פריט
המכס, המע"מ וההובלה מתפזרים על הפריטים ברגע שהרשימון נקלט. מחיר העלות במלאי נכון מהיום הראשון.
חיובים כפולים נתפסים לפני התשלום
אגרה שמופיעה גם אצל העמיל וגם אצל המשלח נעצרת. לא צריך לחכות לבירור בסוף הרבעון.
הבדיקה היא לא עוד משימה
היא קורית לבד על כל מסמך שמגיע. על ההבדל בין חילוץ נתונים לבין בדיקה מול ה-ERP כתבתי ב-IDP Magazine במאמר Beyond Extraction.
למי זה מתאים
יבואנים ומפיצים עם כמה משלוחים בשבוע וכמה עמילי מכס
יצרנים שמייבאים חומרי גלם וצריכים עלות נחיתה מדויקת לתמחור
חברות שילוח ועמילות מכס שמטפלות בתיקים של לקוחות
סמנכ"לי כספים ומנהלי מערכות מידע שרוצים את מסמכי המכס בתיק היבוא ב-ERP, לא בתיקייה במייל
שאלות ותשובות
איך דוקונברט יודעת לאיזה תיק יבוא שייך הרשימון?
לפי מספר שטר המטען, המכולה, הספק או מספר התיק שמופיע ברשימון, מול התיקים הפתוחים ב-ERP. אם אין התאמה ברורה, הרשימון נעצר לשיוך ידני.
האם צריך להגדיר תבנית לכל עמיל מכס?
לא. דוקונברט מבינה את המסמך בלי תבנית מוגדרת מראש. עמיל חדש עובד מהרשימון הראשון.
מה קורה אם חשבונית העמיל מגיעה לפני הרשימון?
החשבונית ממתינה בתיק עד שהרשימון מגיע, ואז שניהם נבדקים יחד. אפשר גם להגדיר שחלק מהשורות נקלטות מיד.
באילו מערכות ERP זה עובד?
פריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, Oracle Fusion Cloud ERP ו-Infor M3. החיבור ישיר, בלי תוכנת ביניים.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון
