איזה כלים מתממשקים לפריוריטי לקליטת מסמכים אוטומטית? יש שלוש קבוצות, סורקי חשבוניות שמכניסים שורות לפריוריטי, פלטפורמות אוטומציה כלליות שמעבירות נתונים בין מערכות, ושכבת AI שמתחברת ישירות לפריוריטי ובודקת כל מסמך מול הרשומה המתאימה לפני הקליטה. דוקונברט שייכת לקבוצה השלישית, והחיבור שלה הוא דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, קונקטור ישיר ודו-כיווני בלי תוכנת ביניים.
השאלה הזו עולה כמעט בכל חברה שעובדת על פריוריטי ומקבלת מסמכים במייל. חשבוניות ספק, הזמנות לקוח, תעודות משלוח, תיקי יבוא, תעודות COC. מישהו מקליד את כולם. במאמר הזה נסביר במה הקבוצות נבדלות, מה לשאול, ואיך נראית קליטת חשבונית ספק לפריוריטי כשהיא עוברת דרך שכבת AI.
שלוש קבוצות של כלים
סורקי חשבוניות
קוראים את החשבונית ומכניסים את השורות לפריוריטי. מתאימים כשכל מה שרוצים הוא לחסוך הקלדה. הם לא בודקים את החשבונית מול הזמנת הרכש, כי הם לא מסתכלים בהזמנה. הבדיקה נשארת אצלכם, אחרי הקליטה.
פלטפורמות אוטומציה כלליות
כלים שמחברים בין מערכות ומעבירים נתונים ממקום למקום. גמישים, אבל מישהו צריך לבנות ולתחזק את התרחיש לכל סוג מסמך ולכל ספק. כשספק משנה פורמט, התרחיש נשבר. והנתונים עוברים דרך שרת שלישי.
שכבת AI מעל פריוריטי
מזהה מי שלח את המסמך, מוצאת את הרשומה המתאימה בפריוריטי, בודקת מולה, ורק אז קולטת. בלי תבניות לספק, בלי תרחישים לתחזק, בחיבור ישיר. זו הקבוצה של דוקונברט.
מה לשאול כל כלי לפני שבוחרים
איך הוא מתחבר לפריוריטי
ייבוא קבצים, ממשק דרך כלי ביניים, או קונקטור ישיר. ההבדל נראה ביום שבו משהו לא עובד, ובשאלה מי אחראי. דוקונברט מתחברת דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, שזמין ב-Priority Market, ולכן נראית ומתוחזקת כחלק מהאקוסיסטם של פריוריטי.
האם הוא קורא מפריוריטי או רק כותב אליה
כדי לבדוק חשבונית מול הזמנה צריך לקרוא את ההזמנה מפריוריטי. כלי שרק כותב לא יכול לבדוק. דו-כיווני הוא לא מילת שיווק, זה התנאי לבדיקה.
מה קורה עם ספק חדש
אם צריך להגדיר תבנית או תרחיש לכל ספק, תתחילו לנהל תבניות. בדוקונברט ספק חדש עובד מהמסמך הראשון שלו.
איפה הנתונים
האם המסמכים יוצאים מהארגון לשרת של מישהו אחר. מחירים, תנאי ספקים וחשבוניות הם מידע שמנהל מערכות מידע לא רוצה לראות עובר דרך שרת שלישי. דוקונברט מתחברת ישירות, ואפשר להתקין אותה על השרתים שלכם.
מי מתחזק את החיבור כשפריוריטי מתעדכנת
פריוריטי מתעדכנת, שדות משתנים, מסכים מותאמים נוספים. חיבור שבניתם לבד או דרך תרחיש הוא שלכם לתחזק. קונקטור שמתוחזק על ידי הספק של הפתרון ממשיך לעבוד גם אחרי העדכון, וזה שווה לשאול מי אחראי למה.
אילו מסמכים הוא מכסה
חשבוניות ספק בלבד, או גם הזמנות לקוח, תעודות משלוח, תיקי יבוא ותעודות COC. בפריוריטי בדרך כלל מתחילים מחשבוניות ומגיעים מהר להזמנות לקוח.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל פריוריטי. ככה נראית חשבונית ספק אחת, מהמייל ועד הרשומה.
המסמך מגיע
לתיבת המייל של הנהלת החשבונות או של הרכש, כ-PDF או כסריקה. אף אחד לא מעביר אותו ולא מעלה אותו לשום מקום.
זיהוי השולח
דוקונברט מזהה מי הספק, לפי כתובת המייל ולפי המסמך. בלי תבנית.
מציאת הרשומה בפריוריטי
דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי היא שולפת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה של אותו ספק.
בדיקה
שורות, כמויות, מחירים וסכומים מול ההזמנה ומול הקבלה. מה שלא מתאים נעצר עם הסבר קצר.
קליטה
רק אחרי שהכול תואם, החשבונית נפתחת בפריוריטי כחשבונית ספק מקושרת להזמנה. אותו מסלול עובד להזמנות לקוח, לתעודות COC ולמסמכי יבוא, כל סוג מסמך מול הרשומה שלו.
למי זה מתאים
חברות על פריוריטי עם 200 עד 5,000 עובדים שמקבלות מסמכים במייל בכמויות.
מנהלי מערכות מידע שרוצים חיבור אחד ישיר לפריוריטי ולא אוסף תרחישים.
מנהלי כספים וחשבים שצריכים בדיקה מול ההזמנה לפני הקליטה.
מנהלי תפעול ורכש שמטפלים גם בהזמנות לקוח, תעודות משלוח ותיקי יבוא.
שאלות ותשובות
האם סורק חשבוניות מספיק?
אם המטרה היא רק לחסוך הקלדה, כן. אם רוצים שהחשבונית תיבדק מול הזמנת הרכש לפני שהיא נקלטת, צריך כלי שקורא מפריוריטי, לא רק כותב אליה.
מה היתרון של קונקטור ישיר על פני פלטפורמת אוטומציה?
אין תרחיש לבנות ולתחזק לכל ספק, אין שרת ביניים שהנתונים עוברים דרכו, והחיבור מתוחזק כחלק מהאקוסיסטם של פריוריטי.
כמה זמן לוקח לחבר את דוקונברט לפריוריטי?
הטמעה טיפוסית היא כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם, בלי פיתוח בפריוריטי ובלי תבניות להכין מראש.
האם אפשר להתחיל מסוג מסמך אחד?
כן. אפשר להתחיל מחשבוניות ספק או מהזמנות לקוח, ולהוסיף סוגי מסמכים אחרי שרואים את התוצאה.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון