קולטים הזמנות לקוח שמגיעות ב-PDF ישירות ל-ERP כשמחברים את תיבת המייל של שירות הלקוחות לשכבת AI שמזהה מי הלקוח, ממפה את הפריטים למק"טים שלכם, בודקת מחירים ותנאים מול כרטיס הלקוח וההצעה, ופותחת את ההזמנה ב-ERP רק אחרי שהכול תואם. דוקונברט עושה את זה בחיבור ישיר לפריוריטי, ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תבנית לכל לקוח.
היום הרבה חברות עדיין מקבלות הזמנות לקוח במייל. הלקוח שולח PDF מהמערכת שלו, ומישהו בשירות הלקוחות מקליד אותו לתוך ההזמנה שלכם. שורה אחרי שורה, מק"ט אחרי מק"ט. במאמר הזה נראה איך קליטת הזמנות לקוח עוברת מהקלדה לבדיקה, ומה קורה בדרך.
למה הזמנת לקוח ב-PDF היא בעיה
הפריטים לא בשפה שלכם
הלקוח כותב את המק"ט שלו, את התיאור שלו, לפעמים רק שם מוצר. מישהו צריך לתרגם את זה למק"ט שלכם, ולזכור שהלקוח הזה קורא למוצר אחרת.
כל לקוח שולח אחרת
הזמנה מ-SAP של לקוח גדול, טבלת אקסל מלקוח קטן, מייל חופשי עם רשימה. פתרון שדורש תבנית לכל לקוח נשבר בכל פעם שלקוח משנה פורמט. ולקוחות משנים פורמט בלי להודיע.
ההזמנה מחכה למי שמקליד
הזמנה שהגיעה בבוקר נפתחת ב-ERP רק כשמישהו מתפנה. בימים עמוסים זה אחר הצהריים, ובסוף רבעון זה מחר. הלקוח בינתיים מתקשר לשאול אם קיבלתם.
הטעות עולה כסף אמיתי
מק"ט שגוי פירושו משלוח שגוי, החזרה, ולקוח מאוכזב. מחיר שהוקלד לא לפי ההצעה פירושו זיכוי בסוף החודש. בהזמנות מורכבות, כמו ציוד רפואי או מוצרים עם אפשרויות, זה קורה הרבה.
מה צריכה לעשות קליטה אוטומטית של הזמנות
לזהות מי הלקוח
לפי כתובת המייל ולפי המסמך. גם כשההזמנה מגיעה מהרוכש ולא מהכתובת הרגילה, וגם כשזה לקוח חדש שעדיין אין לו היסטוריה.
למפות פריטים
המק"ט של הלקוח למק"ט שלכם, לפי ההיסטוריה של אותו לקוח וכרטיס הפריט ב-ERP. בלי טבלת המרה ידנית.
לבדוק לפני שפותחים הזמנה
מחירים מול ההצעה או המחירון של הלקוח, כמויות, תאריך אספקה, כתובת משלוח. מה שלא תואם נעצר עם הסבר, במקום להפוך להזמנה שגויה.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. בפריוריטי החיבור הוא דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, קונקטור ישיר ודו-כיווני, בלי תוכנת ביניים. ככה נראית הזמנת לקוח אחת.
ההזמנה מגיעה למייל
כ-PDF, כאקסל או כסריקה, לתיבת המייל של שירות הלקוחות.
זיהוי הלקוח
דוקונברט מזהה מי שלח, לפי המייל ולפי המסמך. בלי תבנית ללקוח.
מציאת הרשומות ב-ERP
כרטיס הלקוח, המחירון או ההצעה, כרטיסי הפריטים. דוקונברט קוראת אותם מה-ERP דרך החיבור הישיר.
מיפוי ובדיקה
כל שורה בהזמנה ממופה למק"ט שלכם ונבדקת מול המחיר והתנאים של הלקוח. שורה שלא ממופה או מחיר שלא תואם נעצרים עם הסבר קצר.
פתיחת ההזמנה
רק אחרי שהכול תואם, ההזמנה נפתחת ב-ERP כהזמנת לקוח רגילה. ככה זה נראה בפריוריטי, וככה זה עבד אצל קרגל, שהעבירו את הזמנות הלקוח לאוטומציה בתוך שבוע, ואצל אינפינה על Infor M3.
מה משתנה בשירות הלקוחות
הצוות מטפל בחריגים, לא בהקלדה
במקום להקליד כל הזמנה, הצוות רואה רשימה קצרה של שורות שנעצרו ולמה. מק"ט לא מוכר, מחיר שונה מההצעה, כמות חשודה. כל השאר כבר ב-ERP.
הלקוח מקבל אישור מהר יותר
הזמנה שהגיעה בבוקר פתוחה ב-ERP באותו בוקר, לא אחרי שמישהו התפנה. אישור ההזמנה ותאריך האספקה יוצאים ללקוח באותו יום.
פחות החזרות ופחות זיכויים
כשהמק"ט והמחיר נבדקו לפני שההזמנה נפתחה, המשלוח נכון והחשבונית נכונה. הזיכויים בסוף החודש יורדים, וגם השיחות הלא נעימות עם הלקוח.
למי זה מתאים
יצרנים, יבואנים ומפיצים שמקבלים הזמנות לקוח ב-PDF או באקסל במייל.
מנהלי שירות לקוחות שרוצים שהצוות יטפל בלקוחות ולא בהקלדה.
מנהלי תפעול בחברות עם הזמנות מורכבות, כמו ציוד רפואי, אריזות או מוצרים עם אפשרויות.
מנהלי מערכות מידע על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3 שמחפשים חיבור ישיר.
שאלות ותשובות
מה קורה כשהלקוח כותב מק"ט שאנחנו לא מכירים?
השורה נעצרת עם הסבר, ומישהו בשירות הלקוחות ממפה אותה פעם אחת. בפעם הבאה דוקונברט כבר מזהה.
האם זה עובד גם עם הזמנות באקסל או במייל חופשי?
כן. דוקונברט קוראת PDF, אקסל וסריקות, בלי תבנית ללקוח.
האם ההזמנה נראית ב-ERP כמו הזמנה שהוקלדה?
כן. היא נפתחת כהזמנת לקוח רגילה, מקושרת לכרטיס הלקוח, והצוות ממשיך לעבוד איתה כרגיל.
כמה זמן לוקח להתחיל?
הטמעה טיפוסית היא כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם. אפשר להתחיל מקבוצת לקוחות אחת ולהרחיב אחרי שרואים את התוצאה.
מה עם הזמנות שמגיעות בטלפון או בוואטסאפ?
המאמר הזה עוסק בהזמנות שמגיעות במייל כקובץ. הזמנות שנאמרות בטלפון עדיין צריך שמישהו יכניס, אבל ברוב החברות רוב ההזמנות מגיעות כקובץ.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון