הדרך הכי טובה לקליטת חשבוניות ספק אוטומטית לפריוריטי היא חיבור ישיר מתיבת המייל לפריוריטי, שבודק כל חשבונית מול הזמנת הרכש ותעודת הקבלה לפני שהיא נקלטת. דוקונברט עושה בדיוק את זה דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים ובלי תבניות לכל ספק.
היום ברוב החברות חשבוניות הספק מגיעות למייל, ומישהו מקליד אותן לפריוריטי. פותחים PDF, מחפשים את הזמנת הרכש, מקלידים שורות, בודקים סכום. זה לוקח זמן, מעייף, ותמיד יש טעויות.
יש פתרונות שסורקים את החשבונית ומכניסים אותה לפריוריטי כמו שהיא. זה חוסך הקלדה, אבל לא חוסך את הבדיקה. החשבונית נכנסת, ואז מישהו צריך לגלות שהמחיר לא תואם להזמנה. במאמר הזה נראה את הזרימה שעושה את הבדיקה לפני הקליטה.
למה הבדיקה היא החלק החשוב
חשבונית בלי בדיקה היא חשבונית לתיקון
אם החשבונית נכנסה לפריוריטי ורק אחר כך התגלה הפרש, מישהו מבטל, מתקן ופונה לספק. כל תיקון כזה עולה יותר מההקלדה שנחסכה.
ההתאמה התלת כיוונית
חשבונית ספק צריכה להתאים להזמנת הרכש ולתעודת הקבלה. אותם פריטים, אותן כמויות, אותם מחירים. כשזה נעשה ביד, זה החלק שלוקח הכי הרבה זמן.
ספקים לא שולחים בפורמט אחד
ספק אחד שולח PDF מסודר, ספק אחר שולח צילום. פתרון שדורש תבנית לכל ספק נשבר בכל פעם שספק משנה עיצוב.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI מעל ה-ERP. החיבור לפריוריטי הוא ישיר ודו-כיווני דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים, והנתונים נשארים בסביבה שלכם. ככה נראית חשבונית ספק אחת, מהמייל ועד הרשומה בפריוריטי.
- החשבונית מגיעה לתיבת המייל של הנהלת החשבונות, כ-PDF, כסריקה או כקובץ מצורף
- דוקונברט מזהה מי הספק, לפי כתובת המייל ולפי המסמך עצמו
- דוקונברט מוצאת בפריוריטי את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה של אותו ספק, דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי
- דוקונברט בודקת שורות, כמויות, מחירים וסכומים מול הזמנת הרכש ומול תעודת הקבלה
- מה שלא מתאים נעצר, עם הסבר פשוט, למשל כמות שחויבה ולא התקבלה או מחיר שונה מההזמנה
- רק אחרי שהכול מתאים, החשבונית נקלטת לפריוריטי כחשבונית ספק מקושרת להזמנה ולתעודת הקבלה
מה הצוות רואה
הצוות לא רואה את החשבוניות שהתאימו, הן נכנסו לבד. הוא רואה רק את מה שנעצר, עם הסיבה, ומחליט מה לעשות.
בלי תבניות לכל ספק
ספק חדש שולח חשבונית, ודוקונברט מבינה אותה. אין הגדרת פורמט, אין תחזוקה כשהספק משנה עיצוב.
עברית ואנגלית
חשבוניות מהארץ בעברית וחשבוניות מחו"ל באנגלית עוברות באותו תהליך.
הטמעה
הטמעה טיפוסית אורכת כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם. דוקונברט מופיעה גם ב-Priority Market.
מה זה נותן להנהלת החשבונות
סגירת חודש בלי ערימה
חשבוניות נקלטות ביום שהן מגיעות, לא בסוף החודש. הדוחות בפריוריטי משקפים את מה שבאמת הגיע.
הפרשים מול ספקים מתגלים בזמן
כשחשבונית נעצרת על הפרש, אפשר לפנות לספק לפני התשלום, לא אחרי. ההתכתבות עם הספק מתחילה כשעוד יש מה לתקן.
פחות תיקונים בפריוריטי
מה שנכנס, נכנס אחרי בדיקה. פחות ביטולים, פחות זיכויים, ופחות רשומות שמישהו צריך לפתוח מחדש.
הצוות לא תלוי בעובד אחד
הידע על איך כל ספק שולח לא יושב בראש של אדם אחד. התהליך רץ גם כשהוא בחופש.
מה לבדוק בדמו
להביא חשבוניות אמיתיות
תביאו 20 חשבוניות מהתיבה שלכם, כולל סריקה גרועה, ספק חדש, וחשבונית שלא תואמת להזמנה. תראו מה נעצר ומה ההסבר.
לראות את הרשומה בפריוריטי
אחרי הקליטה, תפתחו את החשבונית בפריוריטי ותבדקו שהיא מקושרת להזמנת הרכש ולתעודת הקבלה. לא רק שהשדות מלאים, אלא שהקישור קיים.
יש לנו באתר כמה עמודים על הנושא הכללי, למשל על קליטת חשבוניות ספקים בצורה אוטומטית. המאמר הזה מתמקד בזרימה המלאה לפריוריטי, כולל הבדיקה מול הזמנת הרכש ותעודת הקבלה.
למי זה מתאים
- הנהלת חשבונות ספקים בחברות שעובדות בפריוריטי ומקבלות עשרות עד אלפי חשבוניות בחודש
- מנהלי כספים וחשבי חברות שרוצים לדעת שכל חשבונית נבדקה מול ההזמנה
- מנהלי מערכות מידע שמחפשים חיבור ישיר לפריוריטי, בלי כלי ביניים
- יצרנים, יבואנים ומפיצים עם ספקים בארץ ובחו"ל
שאלות ותשובות
מה קורה כשאין הזמנת רכש לחשבונית?
החשבונית נעצרת עם הסבר, והצוות מחליט. דוקונברט לא קולטת חשבונית לפריוריטי בלי שהיא עברה את הבדיקה שהגדרתם.
האם אפשר להתחיל עם ספקים מסוימים בלבד?
כן. אפשר להתחיל עם קבוצת ספקים או תיבת מייל אחת ולהרחיב אחר כך.
איך החיבור לפריוריטי עובד?
דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, החיבור הרשמי של דוקונברט לפריוריטי. הוא דו-כיווני, דוקונברט קוראת את הזמנת הרכש ותעודת הקבלה מפריוריטי וכותבת אליה את החשבונית.
האם המסמכים יוצאים מהארגון?
לא. החיבור ישיר, ואפשר להתקין את דוקונברט על השרתים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון