אינטגרציה דו-כיוונית ל-ERP היא חיבור שגם קורא נתונים מה-ERP וגם כותב אליו. בקליטת מסמכים זה ההבדל בין מערכת שרק מעבירה נתונים פנימה, לבין מערכת שקודם שולפת את הזמנת הרכש, בודקת את המסמך מולה, ורק אז קולטת.
במשרד זה נשמע כמו פרט טכני. בפועל זה מה שקובע מי עושה את הבדיקה. אם החיבור רק כותב, מישהו בצוות עדיין פותח את ההזמנה ומשווה. אם הוא גם קורא, הבדיקה נעשית לפני שמישהו רואה את המסמך.
זה גם מה שמבדיל בין סורק לבין שכבת AI מעל ה-ERP. השכבה לא מחליפה את ה-ERP. היא מדברת איתו בשני הכיוונים.
שני הכיוונים
קריאה מה-ERP
הזמנות רכש פתוחות, תעודות קבלה, כרטיסי ספקים ולקוחות, מחירונים ומק"טים. אלה הנתונים שמולם בודקים מסמך שהגיע.
כתיבה ל-ERP
חשבונית ספק, הזמנת לקוח, תעודת קבלה, תיק יבוא. הרשומה נוצרת במערכת, מקושרת לרשומות שכבר קיימות.
למה צריך את שניהם
בלי קריאה אי אפשר לבדוק. בלי כתיבה מישהו עדיין מקליד. רק שני הכיוונים יחד סוגרים את המעגל.
מה קורה כשהחיבור חד-כיווני
הבדיקה נשארת אצלכם
המערכת מחלצת שדות ושולחת אותם ל-ERP. האם המחיר תואם להזמנה? היא לא יודעת, כי היא לא ראתה את ההזמנה.
נתונים חסרים מוקלדים ביד
בחשבונית אין מספר הזמנה או קוד ספק. בחיבור דו-כיווני הפרט נשלף מה-ERP. בחיבור חד-כיווני מישהו משלים אותו.
טעויות מתגלות אחרי הקליטה
חשבונית שנכנסה עם כמות שגויה מתגלה בסגירת החודש. לתקן אותה אז עולה יותר זמן מההקלדה שנחסכה.
תוכנת ביניים לא פותרת את זה
Make, n8n או Zapier יכולים להעביר נתונים לשני הכיוונים, אבל הם לא מבינים מסמך. על זה כתבנו במאמר איזה כלים מתממשקים לפריוריטי לקליטת מסמכים.
מה לשאול כשמציגים לכם אינטגרציה
מה המערכת קוראת מה-ERP
רק רשימת ספקים, או גם הזמנות פתוחות, קבלות ומחירים.
מתי היא קוראת
בזמן הבדיקה של כל מסמך, או פעם ביום מקובץ שיוצא מה-ERP.
דרך מה היא מתחברת
חיבור ישיר, או כלי נוסף שיושב באמצע וצריך תחזוקה משלו.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP, והחיבור שלה ישיר ודו-כיווני. לפריוריטי היא מתחברת דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תוכנת ביניים. ככה נראית חשבונית ספק אחת.
החשבונית מגיעה למייל
דוקונברט מזהה את הספק לפי השולח ולפי המסמך, בלי תבנית.
קריאה
הזמנת הרכש ותעודת הקבלה נשלפות מה-ERP. פרטים שחסרים בחשבונית מושלמים מהרשומות הקיימות.
בדיקה
שורות, כמויות, מחירים וסכומים מול ההזמנה ומול הקבלה. מה שלא תואם נעצר עם הסבר קצר.
כתיבה
מה שתואם נקלט כחשבונית מקושרת להזמנה. ככה עובדת קליטת חשבוניות ספק אוטומטית לפריוריטי מהמייל ועד הרשומה.
אותו עיקרון בהזמנות לקוח
כרטיס הלקוח והמחירון נקראים מפריוריטי, וההזמנה נכתבת חזרה. על זה נשענת האינטגרציה הדו-כיוונית של דוקונברט לפריוריטי בהזמנות לקוח.
למי זה מתאים
מנהלי מערכות מידע שבוחנים כלים לקליטת מסמכים ורוצים להבין מה החיבור באמת עושה.
סמנכלי כספים וחשבים שרוצים בדיקה מול ההזמנה לפני הקליטה, ולא אחריה.
מנהלי תפעול שמקבלים הזמנות לקוח ותעודות משלוח במייל.
חברות על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3 שלא רוצות עוד מערכת באמצע.
שאלות ותשובות
האם אינטגרציה דו-כיוונית משנה נתונים ב-ERP בלי אישור?
לא. נקלט רק מה שעבר את הבדיקות. מה שלא תואם נעצר ומחכה להחלטה של מישהו מהצוות.
מה ההבדל בין חיבור ישיר לבין תוכנת ביניים?
בחיבור ישיר הנתונים עוברים בין דוקונברט ל-ERP בלי תחנה בדרך. תוכנת ביניים היא עוד מערכת שהנתונים עוברים דרכה, ועוד משהו לתחזק.
איפה הנתונים נשמרים?
בסביבה שלכם. אפשר להתקין את דוקונברט בענן או על השרתים שלכם.
איפה רואים את החיבור לפריוריטי?
ב-Priority Market, עם פירוט החיבור וסוגי המסמכים הנתמכים.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון