תיק יבוא הוא אוסף המסמכים והעלויות של משלוח יבוא אחד, מהחשבונית של הספק ועד שהסחורה נכנסת למחסן. בדרך כלל יש בו חשבונית ספק, פקינג ליסט, שטר מטען, רשימון מכס וחשבונות של המשלח ושל עמיל המכס, וב-ERP הוא הרשומה שמרכזת את כולם.
אצל כל יבואן יש שולחן שעליו התיקים האלה נערמים. המסמכים מגיעים במיילים נפרדים, בימים שונים, ומישהו מצליב ביניהם ביד. רק כשהכול מסתדר אפשר להקליד. במאמר הזה נסביר מה יש בתיק, למה הוא מכשיל את רוב הכלים, ואיך נראית קליטת תיק יבוא לפריוריטי כשמטפלים בו כתיק אחד.
מה יש בתיק יבוא
חשבונית הספק
פריטים, כמויות, מחירים, מטבע ותנאי מכר. זה המסמך שנבדק מול הזמנת הרכש.
פקינג ליסט
קרטונים, משקלים וכמויות לפי אריזה. זה המסמך שהמחסן מקבל מולו את הסחורה.
שטר מטען
מהמוביל או מהמשלח. מכולה או טיסה, נמלים ותאריכים. הוא קושר את שאר המסמכים למשלוח פיזי אחד.
רשימון מכס
מעמיל המכס, אחרי השחרור. סיווג, ערך, מכס ומיסים. בלי הרשימון אי אפשר לדעת כמה המשלוח עלה באמת.
חשבונות המשלח ועמיל המכס
הובלה, ביטוח, אחסנה ועמלות. יחד עם המכס הם הופכים את מחיר הספק לעלות האמיתית של הסחורה.
איפה תיק היבוא פוגש את המחלקות
רכש
ההזמנה לספק היא נקודת ההתחלה. כל מסמך בתיק נבדק בסוף מולה.
מחסן
הפקינג ליסט קובע מה אמור להגיע. הקבלה נרשמת מול התיק.
כספים
העלויות מהרשימון ומהמשלח מתווספות למחיר הספק. רק אז יודעים כמה הסחורה עלתה.
למה קשה לקלוט אותו אוטומטית
המסמכים מגיעים בנפרד
ארבעה שולחים, ארבעה מיילים, ארבעה ימים. כלי שמטפל במסמך אחד בכל פעם לא יודע שהם שייכים זה לזה.
כל שולח כותב אחרת
החשבונית של הספק, שטר המטען של המוביל, הרשימון של העמיל. כלי שנשען על תבניות צריך תבנית לכל אחד מהם, ונשבר כשהעיצוב משתנה.
הערך נמצא בהצלבה
האם הכמות בפקינג ליסט תואמת לחשבונית? האם החשבונית תואמת להזמנה? האם הרשימון תואם למשלוח? לקרוא שדות זה החלק הקל. אותו דבר נכון לכל אוטומציה של מסמכי מכס.
הכול צריך להגיע לרשומה אחת
תיק יבוא ב-ERP, עם ההזמנה, הקבלה והעלויות. לא ארבע רשומות נפרדות שמישהו מיישב אחר כך.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. היא מתחברת ישירות לפריוריטי דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תוכנת ביניים. ככה נראה משלוח אחד.
המסמכים מגיעים
חשבונית ופקינג ליסט מהספק, שטר מטען מהמשלח, רשימון מהעמיל. כל אחד במייל משלו.
דוקונברט מזהה כל שולח ומאחדת
לפי הספק, מספר ההזמנה ופרטי המשלוח. ארבעת המסמכים הופכים לתיק אחד, גם אם הגיעו בימים שונים.
ההזמנה ותיק היבוא נשלפים מה-ERP
ומתחילה ההצלבה. חשבונית מול הזמנה, פקינג ליסט מול חשבונית, רשימון מול משלוח. מה שלא תואם נעצר עם הסבר קצר.
התיק נקלט
רק כשהכול תואם. ככה עובדת קליטת מסמכי יבוא אוטומטית לפריוריטי, כשהמסמכים והעלויות מקושרים לתיק ולהזמנה.
למי זה מתאים
יבואנים שמקבלים כמה משלוחים בשבוע עם מסמכים מספק, ממשלח ומעמיל מכס.
חשבים ומנהלי כספים שצריכים את עלות היבוא ב-ERP בלי ליישב ארבע רשומות.
מנהלי רכש ולוגיסטיקה שרוצים לראות תיק שלם ולא ערימת מיילים.
מנהלי מערכות מידע בחברות על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3.
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין תיק יבוא לרשימון מכס?
הרשימון הוא מסמך אחד שעמיל המכס מגיש כדי לשחרר את הסחורה. תיק היבוא הוא המשלוח כולו, כולל מסמכי הספק והעלויות.
מה קורה כשמסמך אחד עוד לא הגיע?
המסמכים שהגיעו מתאחדים, והתיק מחכה עם הסבר שאומר מה חסר. כשהמסמך מגיע, הוא מצטרף לתיק.
האם יש חברה שכבר עובדת ככה?
כן. בסיפור הלקוח של קול טימבר אפשר לקרוא איך בוטלו הבדיקות הידניות בתיקי יבוא.
איפה רואים את דוקונברט בסביבת פריוריטי?
ב-Priority Market, עם פירוט החיבור וסוגי המסמכים הנתמכים.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון