חשבוניות ספק במטבע זר מחו"ל נקלטות לפריוריטי אוטומטית באותה דרך כמו חשבונית מספק ישראלי. המערכת קוראת את החשבונית באנגלית, מזהה את הספק, שולפת את הזמנת הרכש מפריוריטי, בודקת פריטים, כמויות, מחירים ומטבע מולה, ורק אחרי שהכול תואם קולטת אותה דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי.
במשרד זה נראה אחרת. החשבונית מגיעה בדולר או באירו, באנגלית, עם מספרי קטלוג של הספק ולא שלכם. מישהו פותח את ה-PDF, מחפש את ההזמנה, בודק שהמטבע בהזמנה הוא אותו מטבע, משווה 30 שורות, ומקליד. אם קליטת חשבונית ספק בפריוריטי בלי הקלדה עובדת לספק מקומי, אין סיבה שלא תעבוד לספק מגרמניה.
במאמר הזה נעבור על מה שונה בחשבונית מחו"ל, מה האוטומציה צריכה לבדוק, ואיך נראית חשבונית אחת מרגע שהיא נכנסת למייל.
מה שונה בחשבונית מספק בחו"ל
השפה
החשבונית באנגלית, ולפעמים בשפה נוספת. המערכת צריכה לקרוא אותה בלי הגדרה נפרדת, בדיוק כמו שהיא קוראת עברית. על זה כתבנו במאמר על חלופות לסורקי OCR שעובדות בעברית ובאנגלית.
המטבע
דולר, אירו, לירה שטרלינג. המטבע בחשבונית צריך להיות המטבע בהזמנת הרכש. חשבונית באירו על הזמנה בדולר היא בעיה שצריך לראות לפני הקליטה, לא אחריה.
מספרי הקטלוג
הספק כותב את מספרי הפריט שלו. את השורות צריך למפות לפריטים שלכם בפריוריטי, לפי ההזמנה.
הפורמט
כל ספק בחו"ל בונה את החשבונית אחרת. כתובות, מיסים, תנאי משלוח. מערכת שצריכה תבנית לכל ספק תיתקע כבר אצל הספק השלישי.
הקצב
ספק מקומי שולח חשבונית אחרי המשלוח. ספק בחו"ל שולח לפעמים חשבונית לפני שהסחורה בכלל יצאה מהנמל, ולפעמים חשבון נפרד על ההובלה. צריך לדעת מה שייך למה, גם כשהמסמכים מגיעים בסדר אחר מהצפוי.
מה האוטומציה צריכה לבדוק
מי הספק
לפי כתובת המייל והמסמך. הספק מקושר לכרטיס שלו בפריוריטי, עם תנאי התשלום והמטבע שלו. ספק שמופיע בחשבונית בשם האנגלי שלו ובכרטיס בשם אחר עדיין מזוהה נכון, לפי המייל ופרטי החברה.
איזו הזמנה
לפי מספר ההזמנה בחשבונית, או לפי הספק והפריטים. ההזמנה נשלפת עם השורות, המחירים והמטבע.
כל שורה מול ההזמנה
כמות, מחיר ליחידה במטבע ההזמנה, סכום. שורה שתואמת ממשיכה. שורה עם מחיר גבוה מההזמנה נעצרת עם סיבה. זו אותה התאמת חשבונית ספק להזמנת רכש בפריוריטי שעושים לספק מקומי, רק במטבע אחר.
האם זה חלק מתיק יבוא
חשבונית מספק בחו"ל היא לרוב המסמך הראשון בתיק יבוא. אחריה יגיעו פקינג ליסט, שטר מטען ורשימון. מערכת שמבינה את זה מקשרת אותה לתיק ולא מטפלת בה לבד.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. היא מתחברת ישירות לפריוריטי דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תוכנת ביניים. ככה נראית חשבונית אחת מספק באיטליה.
החשבונית מגיעה במייל
PDF באנגלית, 24 שורות, סכומים באירו. אף אחד לא מעביר אותה לתיקייה, ואף אחד לא מתרגם אותה בראש בזמן שהוא מקליד.
דוקונברט מזהה את הספק
לפי כתובת המייל והמסמך. כרטיס הספק בפריוריטי מגיע עם הזמנות הרכש הפתוחות שלו, כולן באירו.
ההזמנה נשלפת מפריוריטי
דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי. שורות, כמויות, מחירים ליחידה באירו, ומספרי הפריט שלכם מול מספרי הקטלוג של הספק.
כל שורה נבדקת
נניח ש-23 שורות תואמות. שורה אחת מראה מחיר ליחידה גבוה ממה שסוכם בהזמנה. השורה נעצרת עם ההסבר, והחשבונית מחכה לקניין.
החשבונית נקלטת
אחרי שהקניין החליט, החשבונית נקלטת בפריוריטי במטבע שלה, מקושרת להזמנה. כשהפקינג ליסט ושטר המטען יגיעו, הם יצטרפו לאותו תיק, כמו שמתואר במאמר על קליטת תיק יבוא לפריוריטי.
למי זה מתאים
יבואנים וחברות ייצור עם ספקים בחו"ל שמקבלים חשבוניות באנגלית, בדולר או באירו.
חשבים ומנהלי כספים שרוצים שהמטבע והמחיר ייבדקו מול ההזמנה לפני הקליטה.
מנהלי רכש שעובדים עם ספקים בכמה מדינות וכמה פורמטים.
מנהלי מערכות מידע בחברות על פריוריטי שרוצים חיבור ישיר, בלי תוכנת ביניים.
שאלות ותשובות
זה עובד גם לחשבונית בשפה שאינה אנגלית?
כן. חשבוניות מגיעות גם בגרמנית, באיטלקית ובשפות נוספות, והקריאה עובדת בלי הגדרה נפרדת לכל שפה.
המערכת ממירה את המטבע לשקלים?
החשבונית נקלטת בפריוריטי במטבע שבו היא הוצאה, מקושרת להזמנה באותו מטבע. ההמרה והחשבונאות נשארות בפריוריטי, כמו היום.
מה קורה אם החשבונית במטבע שונה מההזמנה?
היא נעצרת עם הסבר. זה בדיוק הסוג של טעות שרוצים לתפוס לפני הקליטה.
צריך תבנית לכל ספק בחו"ל?
לא. ספק חדש מסין או מגרמניה עובד מהחשבונית הראשונה. על הדרך הכי טובה לקלוט חשבוניות ספק אוטומטית לפריוריטי כתבנו בנפרד.
איפה רואים את דוקונברט בסביבת פריוריטי?
ב-Priority Market. ההטמעה הטיפוסית לוקחת כ-10 ימי עסקים.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון