הטמעת מערכת לקליטת מסמכים ל-ERP אמורה להימדד בשבועות, לא בחודשים. בדוקונברט הטמעה טיפוסית היא כ-10 ימי עסקים, והיא קצרה כי מתחילים מסוג מסמך אחד, אין תבנית לבנות לכל ספק, ואין תוכנת ביניים להקים.
מי שעבר פרויקט ERP זוכר איך זה מרגיש. ישיבות אפיון, לוחות זמנים שזזים, וצוות שעושה את העבודה הרגילה שלו בערבים. לכן השאלה הראשונה של כל מנהל מערכות מידע היא לא מה המערכת יודעת לעשות, אלא כמה זמן זה ייקח ממנו.
התשובה תלויה בעיקר בסוג המערכת, ופחות בגודל החברה. על השאלה הרחבה יותר, איך בוחרים מערכת לעיבוד מסמכים חכם, כתבנו מדריך נפרד.
למה פרויקטים כאלה מתארכים
תבנית לכל ספק
אם המערכת צריכה ללמוד כל ספק בנפרד, ההטמעה נמשכת כמספר הספקים. ואחרי העלייה לאוויר מישהו ממשיך לתחזק את התבניות.
תוכנת ביניים באמצע
כשהחיבור ל-ERP עובר דרך כלי נוסף, צריך להקים אותו, לאבטח אותו ולבדוק אותו. זה פרויקט בתוך פרויקט.
פיתוח ממשק ייעודי
ממשק שנכתב במיוחד בשבילכם דורש אפיון, פיתוח ובדיקות. כל שינוי ב-ERP אחר כך מחזיר אתכם למפתח.
מנסים הכול בבת אחת
חשבוניות, הזמנות, תעודות משלוח ותיקי יבוא ביחד. כל תהליך מערב מחלקה אחרת, והפרויקט נתקע על זו שהכי עסוקה.
מה כדאי להכין מראש
סוג מסמך אחד להתחיל ממנו
בדרך כלל חשבוניות ספק או הזמנות לקוח. בוחרים את המסמך שהכי מכביד על הצוות היום.
תיבת מייל אחת למסמכים
כתובת שאליה הספקים או הלקוחות שולחים. אם היא כבר קיימת, אין מה לשנות.
מסמכים אמיתיים מהחודש האחרון
לא דוגמאות נקיות. דווקא החשבוניות הסרוקות, ההזמנות שהגיעו בגוף המייל, והספק שתמיד שולח שלושה מסמכים בקובץ אחד.
אדם אחד שמכיר את התהליך
מי שיודע מה בודקים היום בכל מסמך, ומה נחשב חריג. הכללים שלו הם הכללים שהמערכת תעבוד לפיהם.
החלטה על סביבת ההתקנה
ענן או השרתים שלכם. זו שאלה למנהל מערכות המידע ולאחראי אבטחת המידע, ועדיף לסגור אותה לפני שמתחילים. בחברות על פריוריטי שווה לקרוא גם איך מכינים את מערכת פריוריטי לאוטומציה.
מה לשאול ספק לפני שמתחייבים
כמה זמן עד המסמך הראשון שנקלט
לא עד סוף הפרויקט. עד הרגע שבו חשבונית אמיתית שלכם נבדקת ונקלטת ב-ERP.
מי בונה ומתחזק את התבניות
אם התשובה היא אתם, זה חלק מזמן ההטמעה שאף אחד לא ספר.
דרך מה עובר החיבור ל-ERP
חיבור ישיר או כלי נוסף באמצע. כל כלי נוסף הוא עוד הקמה, עוד רישיון ועוד נקודת כשל.
מה קורה ביום שמוסיפים סוג מסמך
פרויקט חדש, או הרחבה של מה שכבר עובד.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. ההטמעה קצרה כי החיבור ישיר. לפריוריטי מתחברים דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תוכנת ביניים. ככה נראה היום הראשון אחרי ההטמעה, עם חשבונית ספק אחת.
החשבונית מגיעה לתיבת המייל
אותה תיבה שהספקים שולחים אליה היום. שום דבר לא השתנה מבחינתם.
דוקונברט מזהה את הספק
לפי השולח ולפי המסמך. גם ספק שלא היה בין הדוגמאות עובד מהחשבונית הראשונה.
ההזמנה והקבלה נשלפות מה-ERP
והחשבונית נבדקת מולן, שורה מול שורה, לפי הכללים שהוגדרו עם מי שמכיר את התהליך.
חריגים נעצרים, מה שתואם נקלט
הצוות רואה רק את מה שלא תאם, עם הסבר. ככה נראית קליטת חשבוניות ספקים בצורה אוטומטית מהיום הראשון.
אחר כך מוסיפים סוג מסמך
הזמנות לקוח, תעודות משלוח, תיקי יבוא. החיבור ל-ERP כבר קיים, ולא מתחילים מאפס.
על השאלה אם לבנות לבד או לקנות, ועל מודל כללי מול מודל מתמחה, יש ויכוח ער בתעשייה.
למי זה מתאים
מנהלי מערכות מידע שאין להם צוות פיתוח פנוי לעוד פרויקט.
סמנכלי כספים שרוצים לראות תוצאה ברבעון הזה, ולא בשנה הבאה.
סמנכלי תפעול שכבר נכוו מפרויקט אוטומציה שנמשך יותר מדי.
חברות עם 200 עד 5,000 עובדים, וגם קבוצות גדולות שמתחילות בחברה בת אחת.
שאלות ותשובות
האם צריך מפתח מהצד שלנו?
לא. אין קוד לכתוב ואין תבניות לבנות. צריך מישהו שמכיר את התהליך ומישהו שמאשר את החיבור ל-ERP.
האם הספקים או הלקוחות צריכים לשנות משהו?
לא. הם ממשיכים לשלוח את אותם מסמכים לאותה כתובת. אין פורטל ואין פורמט מוסכם.
מה אם יש לנו גם חשבוניות וגם הזמנות לקוח?
מתחילים מאחד ומוסיפים את השני. מי שרוצה לראות איך זה נראה בצד של המכירות יכול לקרוא על הזמנות לקוח שמגיעות ב-PDF.
האם הנתונים יוצאים מהארגון?
לא חייבים. החיבור ל-ERP ישיר, ואפשר להתקין את דוקונברט על השרתים שלכם.
מה קורה אחרי 10 ימי העסקים?
המסמכים מהסוג הראשון נקלטים באופן שוטף, והצוות מטפל בחריגים. משם מחליטים איזה סוג מסמך להוסיף.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון