קליטת מסמכים אוטומטית ל-ERP יכולה לעבוד בלי שהנתונים יוצאים מהארגון. המערכת מתחברת ישירות ל-ERP, בלי תוכנת ביניים שמחזיקה עותקים של החשבוניות וההזמנות, ורצה בענן ייעודי או על השרתים שלכם, לפי מה שמנהל מערכות המידע מחליט.
השאלה עולה בכל פרויקט כזה, ובצדק. חשבוניות ספק, הזמנות לקוח ותיקי יבוא הם לב העסק. כשספק תוכנה מציע לחבר אותם ל-ERP דרך Make, n8n או Zapier, מישהו צריך לשאול דרך כמה שרתים הנתונים עוברים ומי שומר אותם. על החיבור עצמו, ומה אינטגרציה דו-כיוונית ל-ERP אומרת בפועל, כתבנו בנפרד.
במאמר הזה נעבור על איפה הנתונים עוברים בפתרון טיפוסי, מה ההבדל בחיבור ישיר, ומה לשאול לפני שמאשרים.
איפה הנתונים עוברים בפתרון טיפוסי
המייל
החשבונית מגיעה לתיבה של הארגון. עד כאן הכול בבית, תחת אותה מדיניות אבטחה כמו כל מייל אחר.
מערכת הקריאה
המסמך נשלח למערכת שקוראת אותו. השאלה הראשונה היא איפה המערכת הזאת רצה, ומה היא שומרת אחרי הקריאה.
תוכנת הביניים
אם יש תרחיש ב-Make או ב-n8n, הנתונים עוברים דרך פלטפורמה נוספת, עם היסטוריה, לוגים ועותקים. זו הנקודה שרוב מנהלי המערכות לא אוהבים לגלות אחרי החתימה. על זה כתבנו במאמר על אוטומציה לתהליכי רכש בפריוריטי בלי פיתוח.
ה-ERP
בסוף הנתונים נכנסים לפריוריטי או ל-Oracle Fusion. כל תחנה בדרך היא עוד מקום שצריך לאבטח ועוד גורם שצריך לסמוך עליו.
מה ההבדל בחיבור ישיר
שתי תחנות במקום ארבע
המייל, המערכת, ה-ERP. אין פלטפורמה נוספת באמצע, אין עותקים אצל צד שלישי, אין תרחיש שמישהו צריך להחזיק.
המערכת קוראת מה-ERP ולא רק כותבת אליו
הזמנת הרכש נשלפת, החשבונית נבדקת מולה, ורק אז נכתבת. הקריאה הזאת היא מה שמאפשר לבדוק לפני הקליטה, והיא קורית בתוך החיבור הישיר ולא דרך ייצוא.
ההתקנה לפי ההחלטה שלכם
בענן ייעודי, או על השרתים של הארגון. למי שחייב שהמסמכים לא יעזבו את הרשת, זה הפתרון.
הספק מחזיק את החיבור
כשה-ERP מתעדכן, הספק של המערכת מעדכן את החיבור. לא מנהל המערכות ולא יועץ שעזב.
מה לשאול לפני שמאשרים
איפה המערכת רצה
ענן של מי, באיזו מדינה, או על השרתים שלנו. תשובה ברורה בשורה אחת היא סימן טוב.
מה נשמר אחרי הקליטה
האם המסמך נשמר אצל הספק, לכמה זמן, ומי ניגש אליו.
מה יש בין המערכת ל-ERP
אם התשובה כוללת פלטפורמת אוטומציה כללית, תשאלו מי בארגון מחזיק אותה. במאמר על הכלים שמתממשקים לפריוריטי פירטנו את ההבדל.
כמה זמן לוקחת ההתקנה על השרת שלנו
אם התשובה היא חודשים, הפתרון לא נבנה לזה. על מה צריך להכין מראש כתבנו במאמר על הטמעת מערכת לקליטת מסמכים.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. היא מתחברת ישירות לפריוריטי דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3. אין תוכנת ביניים, והנתונים נשארים בסביבה של הלקוח. ככה נראית חשבונית אחת בחברה שבחרה התקנה על השרתים שלה.
החשבונית מגיעה למייל של הארגון
PDF מספק. התיבה, השרת וה-ERP כולם בתוך הרשת של החברה.
דוקונברט מזהה את הספק
על השרת של הארגון. כרטיס הספק והזמנות הרכש הפתוחות נשלפות מפריוריטי דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, שעובד בשני הכיוונים.
הבדיקה
כל שורה מול ההזמנה ומול תעודת הקבלה. מה שלא תואם נעצר עם סיבה. כל זה קורה בלי שהמסמך עבר דרך פלטפורמה נוספת.
הקליטה
החשבונית נקלטת בפריוריטי, מקושרת להזמנה. באותה דרך בדיוק עובדת התקנה בענן ייעודי, רק שהשרת לא אצלכם. ההטמעה הטיפוסית לוקחת כ-10 ימי עסקים בשני המקרים.
למי זה מתאים
מנהלי מערכות מידע שנדרשים לאשר כלי לקליטת מסמכים ורוצים לדעת מה הוא נוגע בו.
חברות עם דרישות אבטחת מידע שמחייבות שהמסמכים לא יעזבו את הרשת.
חשבים ומנהלי כספים שרוצים בדיקה מול ההזמנה, בלי להוסיף צד שלישי לתהליך.
חברות של 200 עד 5,000 עובדים על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3.
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין ענן ייעודי להתקנה מקומית?
בענן ייעודי המערכת רצה בסביבה שמוקצית לכם. בהתקנה מקומית היא רצה על השרתים של הארגון. התהליך זהה, ההבדל הוא איפה השרת.
אפשר להתחיל בענן ולעבור לשרת מקומי?
כן. התהליך והחיבור ל-ERP נשארים אותו דבר.
מה עם Oracle Fusion, שהוא בענן של Oracle?
החיבור ישיר ל-Oracle Fusion Cloud ERP, בלי תוכנת ביניים. דוקונברט רשומה ב-Oracle Cloud Marketplace כשותפה טכנולוגית של Oracle.
איך בוחרים בין הפתרונות?
במאמר על איך בוחרים מערכת לעיבוד מסמכים חכם יש רשימת שאלות מלאה. ואפשר לראות את דוקונברט גם ב-Priority Market.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון