כשחשבונית ספק לא תואמת להזמנת רכש, השורה שלא תואמת צריכה להיעצר עם סיבה כתובה ולהגיע לאדם שיכול להחליט, הקניין בהפרש מחיר, המחסן בקבלה שחסרה. שאר החשבונית לא מחכה, ואף אחד לא מקליד אותה שוב.
ככה זה אמור לעבוד. במשרד זה בדרך כלל נראה אחרת. מישהו בהנהלת חשבונות מגלה הפרש של כמה שקלים בשורה 17, שולח מייל לקניין, הקניין עונה אחרי שבוע, ובינתיים החשבונית כולה שוכבת. זו הסיבה שהתאמה תלת כיוונית נראית טוב על הנייר ומתישה בפועל.
במאמר הזה נעבור על ארבעת החריגים הנפוצים, מי צריך להחליט בכל אחד, ואיך זה נראה כשהבדיקה קורית לפני שמישהו פותח את החשבונית.
ארבעת החריגים הנפוצים
הפרש מחיר
המחיר ליחידה בחשבונית גבוה ממה שסוכם בהזמנה. לפעמים הספק עדכן מחירון, לפעמים זו טעות. בכל מקרה מישהו צריך להחליט, וזה הקניין.
כמות גבוהה ממה שהתקבל
החשבונית על 100, המחסן קיבל 80. או שהמשלוח חלקי, או שמשהו הלך לאיבוד. המחסן צריך לאשר מה הגיע באמת.
פריט שלא היה בהזמנה
שורה בחשבונית בלי שורה מקבילה בהזמנה. דמי משלוח, אריזה, או פריט שנוסף בטלפון. הקניין מכיר את הסיפור.
חשבונית כפולה
אותו מספר חשבונית הגיע פעמיים. זה לא חריג להחלטה, זה חריג לעצירה. הנהלת החשבונות צריכה לדעת, הספק לא צריך לקבל תשלום פעמיים.
מה לא לעשות
לא לחפש את ההפרש ביד
אם הבדיקה עצמה ידנית, ההפרש נמצא רק כשמישהו מספיק לשבת עם החשבונית וההזמנה. כשההתאמה של חשבונית ספק להזמנת רכש ולתעודת קבלה אוטומטית, ההפרש עולה ביום שהחשבונית מגיעה.
לא לשלוח מייל כללי
מייל שאומר יש בעיה בחשבונית של ספק X פותח שיחה. הודעה שאומרת שורה 17, מחיר 48 במקום 45, סוגרת אותה.
לא לתקן ביד בלי תיעוד
מי שמשנה את המחיר בחשבונית כדי שתתאים מוחק את העקבות. ההחלטה צריכה להיות רשומה, מי החליט ולמה.
איפה אפשר לתפוס את זה מוקדם יותר
באישור ההזמנה מהספק
רוב הפרשי המחיר כבר כתובים באישור ההזמנה שהספק שלח לפני שבועות. אם מטפלים אוטומטית באישורי הזמנה מספקים, ההפרש עולה אז, ולא כשהחשבונית כבר על השולחן.
בתעודת המשלוח
כמות שהגיעה חלקית נרשמת בקבלה ביום שהמשאית הגיעה. כשהחשבונית מגיעה, הפער כבר ידוע.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. היא מתחברת ישירות לפריוריטי דרך הקונקטור הדו-כיווני של דוקונברט לפריוריטי, וגם ל-Oracle Fusion Cloud ERP ול-Infor M3, בלי תוכנת ביניים. ככה נראית חשבונית עם חריג.
החשבונית מגיעה במייל ומזוהה
דוקונברט מזהה את הספק לפי כתובת המייל והמסמך, ושולפת את הזמנת הרכש ואת תעודת הקבלה מה-ERP.
כל שורה נבדקת
20 שורות. 18 תואמות להזמנה ולקבלה. שורה אחת במחיר גבוה מההזמנה, שורה אחת בכמות גבוהה ממה שהמחסן קיבל.
כל חריג נעצר עם הסיבה שלו
הפרש המחיר מגיע לקניין, עם המחיר בהזמנה ליד המחיר בחשבונית. הפרש הכמות מגיע למחסן, עם הכמות בקבלה. אף אחד לא צריך לחפש.
החשבונית נקלטת אחרי ההחלטה
כשהקניין והמחסן החליטו, החשבונית נקלטת ב-ERP מקושרת להזמנה ולקבלה, וההחלטות רשומות. זה ההבדל בין קליטת חשבוניות אוטומטית שבודקת לפני, לבין סריקה שמשאירה את הבדיקה לאנשים. אבי רפאלסון, מנכ"ל דוקונברט, כתב על זה במאמר Beyond Extraction.
למי זה מתאים
חשבים ומנהלי הנהלת חשבונות ספקים שמבלים את סוף החודש ברדיפה אחרי קניינים.
מנהלי רכש שרוצים לראות הפרש מחיר ביום שהוא קורה.
מנהלי מחסן שנשאלים שוב ושוב כמה באמת הגיע.
מנהלי מערכות מידע בחברות על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3.
שאלות ותשובות
מה קורה אם הקניין מאשר את המחיר החדש?
השורה נקלטת במחיר שאושר, וההחלטה רשומה. אפשר לעדכן גם את ההזמנה כדי שהחשבונית הבאה תתאים.
ואם אין בכלל הזמנת רכש לחשבונית?
החשבונית נעצרת עם הערה. אצל ספקים של שירותים חודשיים אפשר להגדיר טיפול אחר מראש.
כמה מהחשבוניות נעצרות בפועל?
זה תלוי בספקים ובסדר ברכש. העיקר שמה שנעצר מגיע לאדם הנכון עם סיבה, ומה שתואם לא מחכה.
כמה זמן לוקחת ההטמעה?
הטמעה טיפוסית של דוקונברט לוקחת כ-10 ימי עסקים, בענן או על השרתים שלכם.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון