כדי לטפל אוטומטית באישורי הזמנה מספקים צריך שכל אישור ייקרא ברגע שהוא מגיע במייל, יזוהה לפי הספק, וייבדק שורה מול שורה מול הזמנת הרכש הפתוחה ב-ERP. מה שתואם מתעדכן בהזמנה, ומה שהספק שינה, מחיר, כמות או תאריך אספקה, נעצר עם הסבר ומחכה להחלטה של הקניין.
היום זה נראה אחרת. הקניין שולח הזמנה, הספק עונה אחרי יומיים עם PDF, והאישור נשאר במייל. אף אחד לא פותח אותו עד שהסחורה מאחרת.
ואז מתברר שהספק כתב כבר לפני חודש שהאספקה זזה בשלושה שבועות. המידע היה שם. הוא פשוט לא הגיע להזמנה. על החלק הזה, עדכון תאריכי אספקה בהזמנות רכש, כתבנו גם בנפרד.
למה אישורי הזמנה נשארים במייל
הם נראים כמו עוד מייל
אישור הזמנה לא דורש תשלום ולא מלווה סחורה. אין לו בעלים ברור, ולכן הוא נדחה. ביום עמוס הוא פשוט מסומן כנקרא.
כל ספק מאשר אחרת
אחד מחזיר את ההזמנה שלכם חתומה. השני שולח מסמך משלו עם המק"טים שלו. השלישי כותב שתי שורות בגוף המייל. אין פורמט אחד שאפשר לבנות עליו.
השינויים קטנים וקל לפספס אותם
מחיר של שורה אחת עלה. כמות פוצלה לשתי אספקות. תאריך אחד מתוך עשרה זז. מי שמציץ במסמך רואה אישור, לא את ההבדל.
אין זמן להשוות שורה שורה
קניין עם מאות הזמנות פתוחות לא יכול לפתוח כל אישור מול ההזמנה. אז ההשוואה נעשית רק כשמשהו כבר השתבש.
מה צריך לקרות עם כל אישור
לזהות את הספק ואת ההזמנה
לפי כתובת השולח, שם הספק ומספר ההזמנה שמופיע במסמך. אם המספר חסר, הספק והפריטים מובילים להזמנה הפתוחה הנכונה.
להשוות שורה מול שורה
פריט, כמות, מחיר ותאריך אספקה, כל שורה באישור מול השורה המתאימה בהזמנה. ההשוואה היא העבודה, לא הקריאה.
לעדכן את מה שהספק אישר
תאריך אספקה מאושר נכנס לשורת ההזמנה. מעכשיו התכנון, המחסן והייצור עובדים על התאריך האמיתי, ולא על התאריך שביקשתם.
לעצור את מה שדורש החלטה
מחיר שונה מההזמנה או כמות שקוצצה לא אמורים להתעדכן לבד. הם צריכים להגיע לקניין עם הסבר קצר, כדי שיחליט אם לאשר או לחזור לספק. ככה נראית אוטומציה לתהליכי רכש בפריוריטי שלא דורשת פיתוח.
מה משתנה כשהאישור מגיע להזמנה
התכנון עובד על תאריכים אמיתיים
ייצור, מלאי ומכירות רואים מתי הסחורה באמת תגיע. עיכוב של שלושה שבועות ידוע חודש מראש, ולא ביום שהמדף ריק.
הקניין מנהל משא ומתן בזמן
הפרש מחיר עולה ביום שהספק אישר, כשעוד אפשר לדבר עליו. לא כשהחשבונית כבר על השולחן.
פחות טלפונים לספקים
אין צורך להתקשר ולשאול מה קורה עם ההזמנה. התשובה כבר נמצאת בה.
איך זה עובד עם דוקונברט
דוקונברט היא שכבת ה-AI של ה-ERP. היא קוראת את האישור, מוצאת את ההזמנה, בודקת מולה, ורק אז מעדכנת משהו. החיבור לפריוריטי ישיר ודו-כיווני, דרך הקונקטור של דוקונברט לפריוריטי, בלי תוכנת ביניים. ככה נראה אישור אחד.
האישור מגיע למייל
כ-PDF מצורף או כטקסט בגוף המייל. הקניין לא צריך להעביר אותו לשום מקום.
דוקונברט מזהה את הספק
לפי השולח ולפי המסמך. ספק חדש עובד מהאישור הראשון, בלי תבנית.
הזמנת הרכש נשלפת מה-ERP
עם כל השורות הפתוחות, המחירים והתאריכים שביקשתם.
כל שורה נבדקת
נניח שיש באישור 12 שורות. עשר תואמות להזמנה. באחת התאריך זז בשבועיים, ובאחת המחיר גבוה ממה שסוכם.
התאריך מתעדכן, ההפרש נעצר
תאריך האספקה החדש נכנס לשורה בהזמנה. הפרש המחיר מחכה לקניין עם הסבר, ושום דבר לא משתנה במחיר עד שהוא מחליט.
ההמשך כבר מסודר
כשהסחורה מגיעה, תעודות משלוח של ספקים נבדקות מול הזמנה שכבר מעודכנת. המחסן יודע מה אמור להגיע ומתי.
והחשבונית נסגרת מהר יותר
מחיר שאושר מראש לא מפתיע אף אחד בסוף. התאמת חשבונית ספק להזמנת רכש נסגרת בלי ויכוח כשההזמנה משקפת את מה שבאמת סוכם.
למי זה מתאים
מנהלי רכש וקניינים עם מאות הזמנות פתוחות ועשרות ספקים.
מנהלי תפעול ותכנון שצריכים תאריכי אספקה אמיתיים כדי לתכנן ייצור ומלאי.
חשבים שרוצים שהמחיר בהזמנה יהיה המחיר שיופיע בחשבונית.
מנהלי מערכות מידע בחברות על פריוריטי, Oracle Fusion או Infor M3 שמחפשים חיבור ישיר.
שאלות ותשובות
מה קורה כשהספק מאשר רק חלק מההזמנה?
השורות שאושרו מתעדכנות. השורות שלא מופיעות באישור נשארות פתוחות, והאישור נעצר עם הערה שחסרות בו שורות.
האם מחיר יכול להתעדכן לבד?
לא. שינוי במחיר או בכמות נעצר ומחכה להחלטה של הקניין. מה שמתעדכן הוא מה שהספק אישר ותואם להזמנה.
האם הספקים צריכים לשנות את הדרך שבה הם מאשרים?
לא. הם ממשיכים לשלוח את אותם מיילים ואותם מסמכים. אין פורטל ואין פורמט מוסכם.
איפה אפשר לראות את דוקונברט בסביבת פריוריטי?
ב-Priority Market, עם פירוט החיבור וסוגי המסמכים הנתמכים.
רוצים לראות את זה על המסמכים שלכם? לתיאום דמו או להתחיל ניסיון